Управление учебным процессом ВУЗа- Формирование справочников, настройки участка  (раздел целиком)  (31.03.2020)
Формирование справочников, настройки участка

Для начала работы с разделом Проведение Олимпиад и конкурсов необходимо предварительно осуществить настройки участка.

Перед началом работ по проведению олимпиад и конкурсов необходимо убедиться, что в системе уже заполнен справочник Наборы в ВУЗ, который также используется на других участках системы.

В случае, если у текущего пользователя недостаточно прав для осуществления каких-либо настроек необходимо обратиться к Администратору Системы.

Для установки настроек необходимо в таблице Наборы в ВУЗ вызвать контекстное меню (правый щелчок мыши) и выбрать пункт Настройки. После этого перейти на вкладку Прием, Олимпиады.

Настройки Олимпиад

Здесь необходимо задать значения группы полей Олимпиады :

- Год набора для олимпиад - выбирается текущий год набора. Записи о наборах создаются заранее в справочнике Наборы в ВУЗ  администратором системы. 

- Предыдущий год набора для олимпиад - указывается предыдущий год набора для дальнейшего сравнительного анализа.

- Почтовый адрес для участников олимпиад - указывается адрес электронной почты, через которую будет осуществляться взаимодействие с удаленными пользователями.

После того, как все значения установлены, нажмите кнопку " Ок ". 

Для начала работы с участком системы Олимпиады студентов необходимо также чтобы в системе предварительно были заполнены следующие справочники:


1. Наборы в ВУЗ

Наборы в ВУЗ для олимпиад

Справочник "Наборы в ВУЗ" представляет собой перечень наборов, соответствующих учебным годам.  Каждому набору соответствует свой состав приемной комиссии, свой перечень проводимых олимпиад (потоков, профилей, направлений). В данной таблице создание и редактирование записей не предусмотрено. Записи о наборах создаются на этапе настроек участка "Абитуриент" (Наборы в ВУЗ).

Каждая запись о наборе на тот или иной год имеет подчиненные записи, которые отображаются в подчиненных таблицах:


1.1. Направления студенческой олимпиады

Направления студенческой олимпиады

Таблица содержит перечень направлений для проведения студенческих олимпиад.

Для добавления нового направления олимпиады необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню " Добавить направление олимпиады ".

Добавить направление олимпиады студентво

Здесь вводятся краткое и полное наименование нового направления.

Если направление олимпиады однозначно соответствует магистерской программе, то необходимо заполнить соответствующее поле. Иначе, оставить его пустым.  Поле Направление подготовки заполняется автоматически по полю Магистерская программа.

Также у каждой записи о направлении олимпиады есть характеристика Максимальный балл. Она используется для задания значения максимальной оценки, которую участник олимпиады может получить за данное испытание.  

Для каждого из направлений олимпиады существуют характеристики, которые задаются в подчиненных таблицах:


1.1.1. Профили олимпиады

рофили олимпиады студентов

В таблице для каждого из направлений студенческих олимпиад указываются профили олимпиад. Для студенческой олимпиады использование профилей необязательно.

Для добавления профиля олимпиады студентов необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню Добавить профиль олимпиады.

Добавить профиль олимпиады студентов

Указывается полное наименование профиля, выбирается (если есть однозначное соответствие) магистерская программа, для которой организуется олимпиада по данному профилю, (если необходимо) указывается код профиля олимпиады, а также если предусмотрено использование прокторинга, то необходимо установить соответствующий признак (значение "Да").


1.1.2. Апелляционная комиссия

Данные этой таблицы не используются во время процесса регистрации участников. Таблица может заполняться или заранее или параллельно.

Апелляционная комиссия олимпиады студентов

Таблица содержит список всех членов апелляционной комиссии, которые будут принимать участие в рассмотрении апелляций участников по выбранному направлению. В составе комиссии обязательно должен быть один член с ролью Председателя комиссии.

Для добавления члена апелляционной комиссии необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню "Добавить члена комиссии".

Добавить члена ап. комиссии олимпиады студентов

- В поле Сотрудник выбирается новый член комиссии из справочника Все работники ВУЗа.

- В поле Роль в комиссии сотруднику назначается его роль в комиссии (председатель комиссии, член комиссии)

- В поле E-mail вносится контактный адрес электронной почты члена комиссии, на который после добавления придет сообщение о его включении в апелляционную комиссию. Также адрес будет использоваться для оповещения члена апелляционной комиссии о новых апелляциях. 

- В поле Профиль олимпиады (если необходимо) указывается один из профилей выбранного направления  олимпиады студентов. В дальнейшем председатель комиссии сможет направлять данному члену апелляции участников олимпиады только по этому профилю. Если поле оставить пустым, будет предоставлена возможность направления по всем профилям.

После нажатия кнопки " Ок " запись о члене апелляционной комиссии будет создана в таблице, на указанный адрес электронной почты сотруднику будет отослано письмо с информацией о регистрации в качестве члена апелляционной комиссии.

       

 Здравствуйте, Агринская Ольга Ивановна!

Вы зарегистрированы на web-ресурсе олимпиады школьников и студентов как член апелляционной комиссии. ===>>>-----------------------------------------------

Ваши учетные данные: Логин: OAGRINSKAYA

Пароль: password

===>>>-----------------------------------------------

Мы приглашаем вас принять участие в рассмотрении апелляций на странице http://olympiada....

C уважением, оргкомитет олимпиады.

Подробно про работы с апелляциями смотрите Работа с апелляциями


1.2. Все профили олимпиады студентов

Справочник содержит перечень всех профилей олимпиады студентов.

Записи справочника формируются в справочнике Профили олимпиады.

В данном справочнике необходимо установить дополнительные характеристики для профилей олимпиады студентов, которые могут редактироваться непосредственно в представлении (таблице данных) по мере поступления информации о них:

- Дата проведения, Время начала проведения и Длительность проведения  испытаний по профилям олимпиады.
        Для того чтобы при назначении аудиторий для проведения испытаний, выполнялась проверка на пересечение с испытаниями других профилей олимпиады, для каждого профиля олимпиады нужно указать Дату проведения, Время начала проведения и Длительность проведения.

- Дата начала/окончания регистрации - даты проведения регистрации участников олимпиады.
        В Личном кабинете участника олимпиады студентов профиль олимпиады будет доступен для выбора только в период между датами, указанными для параметров Дата начала регистрации и Дата окончания регистрации.

- Тестирующая система - внешняя тестирующая система, с помощью которой будет проводиться тестирование по данному профилю олимпиады (более подробно о тестирующих системах см. Тестирующие системы).

1.2.1. Структура задания олимпиады

1.2.2. Язык написания олимпиады

Справочник содержит для каждого профиля олимпиады перечень возможных языков написания испытаний.

Для добавления языка написания необходимо:

  1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить язык.
  2. Выбрать Язык написания олимпиады.
  3. Нажать кнопку ОК.
            Если профиль олимпиады не предусматривает выбора языка написания, то необходимо данный справочник оставить пустым. При этом в Личном кабинете участника олимпиады студентов не будет возможности выбрать язык.

1.2.3. Предпочтительные конкурсы в магистратуру

Справочник содержит для каждого профиля олимпиады перечень приоритетных магистерских программ для выбора в Личном кабинете участника олимпиады студентов.

Для добавления магистерской программы необходимо:

  1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить конкурс в магистратуру.
  2. В форме параметров указать Филиал, где реализуется магистерская программа, и из справочника Конкурсы в магистратуру выбрать Конкурс в магистратуру.
  3. Нажать кнопку ОК.
            Если профиль олимпиады не предусматривает выбора предпочтительной магистерской программы, то необходимо данный справочник оставить пустым. При этом в Личном кабинете участника олимпиады студентов не будет возможности выбрать предпочтительную программу.

1.2.4. Время и место проведения олимпиад

Справочник позволяет для каждого профиля олимпиады сформировать перечень мест проведения испытаний, с указанием дат и времени проведения.

        Перед добавлением мест проведения испытаний необходимо в справочнике  Все профили олимпиады студентов  для каждого профиля олимпиады указать Дату проведения, Время начала проведения и Длительность проведения.

Для добавления новой записи о месте проведения испытания необходимо:

  1. В справочнике Все профили олимпиады студентов выбрать профиль олимпиады, для которой добавляется место проведения испытания.
  2. В справочнике Время и место проведения олимпиад из контекстного меню системы вызвать действие Добавить место проведения олимпиад.
  3. В форме параметров необходимо:
    Форма параметров добавить время и место проведения олимпиад студентов
    • Проверить правильность указанных значений для Даты проведения, Времени начала проведения  и Длительности проведения испытаний по профилю олимпиады. Если данные параметры не указаны или указаны неверно, то их необходимо изменить в справочнике Все профили олимпиады студентов.
    • Выбрать Город проведения олимпиады, Площадку проведения олимпиады и Аудиторию проведения олимпиады. Если подходящие варианты для выбора отсутствуют, то необходимо проверить формирование соответствующих справочников  Города проведения олимпиад студентов, Площадки проведения олимпиады, Аудитории проведения олимпиады
              Если в один и тот же период времени в аудитории уже запланировано проведение испытаний по другим профилям олимпиады, то система отобразит соответствующее сообщение. При этом выполнение действия по добавлению места проведения олимпиады может быть продолжено 
  4. При необходимости указать Языки написания олимпиады. Если в данном поле выбрать язык для написания олимпиады, то при выполнении процедуры рассадки (см. Автоматическое распределение участников по аудиториям) в выбранную аудиторию будут распределены только те участники олимпиады студентов, которые в качестве языка написания олимпиады выбрали язык, установленный в поле Языки написания олимпиады.   
  5. Задать Число мест для рассадки.
            Если Число мест для рассадки  превышает вместимость аудитории, то система отобразит соответствующее сообщение и прекратит выполнение процедуры. 
  6. Нажать кнопку ОК.

1.3. Зимние школы

Зимние школы для олимпиадников

В таблице ведется учет проведенных в выбранном наборе зимних школ, для дальнейшего использования этих данных в процессе регистрации участников и проведения олимпиады.

Для добавления новой записи о зимней школе необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню добавить зимнюю школу и в открывшемся окне ввести краткое и полное наименование школы.


1.4. Города проведения олимпиад студентов

Сформировать перечень городов проведения олимпиады студентов можно, как с использованием представления Города проведения олимпиады студентов, подчиненное представлению Наборы в ВУЗ, так и представления Города олимпиады студентов (текущий набор). Более подробно про работу с городами проведения олимпиады студентов см. Города олимпиады студентов (текущий набор).


1.5. Тестирующие системы

2. Города олимпиады студентов (текущий набор)

Справочник содержит сведения обо всех городах проведения олимпиады студентов текущего года набора.

Города олимпиады студентов

Добавление нового города проведения олимпиады студентов

Для добавления записи о городе проведения необходимо из контекстного меню вызвать действие Добавить пункт проведения олимпиады.

Добавить пункт проведения олимпиады студентов

В форме параметров необходимо указать Регион проведения олимпиады (из справочника Страны и регионы), Город проведения (из справочника Населенные пункты).

После добавления нового города проведения олимпиады, данный город будет доступен для регистрации участников.

Для каждого города проведения олимпиады студентов в соответствующих колонках представления дополнительно можно указать следующие данные:

  • Наименование организации.
  • Адрес организации.
  • Контактный телефон площадки.
  • Контактное лицо

Отмена регистрации участников для города проведения олимпиады

Для того чтобы отменить регистрацию участников олимпиады в городе проведения необходимо:

  1. В справочнике Города олимпиады студентов (текущий набор) выбрать город проведения олимпиады.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Отменить город проведения олимпиады.
  3. В форме параметров указать:
    Отменить город проведения олимпиады студентов
    • Дату отмены  проведения олимпиад.
    • Новый город участия  - если оставить пустое значение, то всем участникам олимпиады студентов, зарегистрированным для участия в текущем городе проведения олимпиады, будет отменен город участия и данным участникам необходимо будет выбрать город участия заново. Если в поле Новый город участия выбрать другой город, то всем участникам олимпиады студентов, зарегистрированным для участия в текущем городе проведения, будет изменен город участия.  
  4. Нажать кнопку ОК.

Открыть город проведения олимпиады для регистрации участников  

Для того чтобы открыть город проведения олимпиады для регистрации участников необходимо:

  1. В справочнике Города олимпиады студентов (текущий набор) выбрать город проведения олимпиады.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Открыть город для участия.
  3. Подтвердить действие с помощью кнопки Да.

2.1. Ограничение для олимпиад студентов

Справочник позволяет для каждого города проведения олимпиады студентов сформировать перечень ограничений по количеству участников для определенных профилей олимпиады.
Ограничение для олимпиад студентов

Для добавления ограничения необходимо:

  1. В справочнике Города олимпиады студентов (текущий набор) выбрать город проведения олимпиады студентов.
  2. В справочнике Ограничение для олимпиад студентов из контекстного меню вызвать действие Добавить ограничение.
  3. В форме параметров необходимо:
    Добавить ограничение для олимпиады студентов
    • В поле Профиль олимпиады студентов указать профиль олимпиады студентов, для которой будет устанавливаться ограничение.
    • В поле Количество мест указать ограничивающее количество мест для участников олимпиады студентов, выбранного профиля и города проведения олимпиады.
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате в справочнике Ограничение для олимпиад студентов  будет добавлена запись об ограничении по количеству участников олимпиад студентов для выбранного профиля и города проведения олимпиады.

В представлении Ограничение для олимпиад студентов для каждого ограничения доступна возможность изменять Количество мест (план), при этом значение для Количество мест (план) должно быть больше либо равно чем значение, указанное для Фактическое количество зарегистрированных.


2.2. Участники олимпиады студентов

В данном представлении отображается список участников олимпиады студентов, выбравших текущий город проведения олимпиад.


2.3. Площадки проведения олимпиады

Справочник содержит перечень площадок для каждого города проведения олимпиады студентов.

Для добавления новой площадки необходимо:

  1. Из контекстного меню вызвать действие  Добавить площадку.
  2. В форме параметров указать Наименование и Адрес.
  3. Нажать кнопку  ОК.

2.3.1. Аудитории проведения олимпиады

2.4. Аудитории проведения олимпиады

Справочник содержит перечень аудиторий и порядок рассадки для проведения олимпиады студентов.

Для добавления новой аудитории необходимо:

  1. Из контекстного меню вызвать действие Добавить аудиторию.
  2. В форме параметров необходимо:
    Добавть аудиторию для площадки проведения олимпиады студентов
    • В поле Номер аудитории  указать номер аудитории.
    • В поле Площадка выбрать площадку из справочника Площадки проведения олимпиады, для которой добавляется аудитория.
    • В поле Вместимость аудитории ввести максимальное количество посадочных мест в аудитории.
    • В поле Порядок рассадки нужно указать порядковый номер аудитории, который будет учитываться при автоматической рассадке.
              Аудитории с одинаковым Порядком рассадки будут использованы при автоматической рассадке в произвольном порядке. 
  3. Нажать кнопку ОК.