Управление учебным процессом ВУЗа- Ранее приглашение к зачислению  (раздел целиком)  (29.03.2024)
Ранее приглашение к зачислению

Данная функциональность позволяет организовать работу с абитуриентами магистратуры, как участниками раннего приглашения к зачислению. Работа с функциональностью состоит из следующих шагов:

  1. Формирование справочников.
  2. Заполнение и отправка абитуриентами магистратуры заявки на раннее приглашение с помощью раздела Ранее приглашение личного кабинета абитуриента магистратуры. Также ранее заявка на ранее приглашение может быть создана пользователями системы (см.  Добавление участника раннего приглашения).
  3. Рассмотрение заявок на ранее приглашение удаленных пользователей личного кабинета абитуриента магистратуры (см. Модерация заявок удаленных пользователей).
  4. Рассмотрение кандидатур на ранее приглашение образовательными программами (см. Рассмотрение заявок образовательными программами).
  5. Включение абитуриентов магистратуры в приказ о раннем приглашении к зачислению (см. Включение абитуриентов в приказ о раннем приглашении к зачислению). 

1. Формирование справочников

Для работы с функциональностью раннего приглашения к зачислению абитуриентов магистратуры должны быть сформированы следующие справочники:

  • Конкурсы в магистратуру  для конкурсов, которым доступно ранее приглашение к зачислению абитуриентов, должен быть установлен признак Ранее приглашение к зачислению (значение "Да").
  • Предметы на конкурс Раннего приглашения   для конкурсов должен быть сформирован список предметов вступительных испытаний.
  • Потоки испытаний в магистратуру   для вступительных испытаний в рамках Раннего приглашения должны быть созданы отдельные потоки для каждого филиала.
  • Проведение испытаний должны быть сформированы экзамены для каждого потока Раннего приглашения.
  • Расписание испытаний Раннего приглашения   для каждого испытания должно быть сформировано расписание экзаменов.
  • Временные шкалы  для точек шкалы "Раннее приглашение: начало" и "Раннее приглашение: конец" должны быть установлены дата и время момента события. Данные точки позволяют задать период доступности раздела "Ранее приглашение" в личном кабинете абитуриента магистратуры. 


2. Добавление участника раннего приглашения

Абитуриент магистратуры может подать заявку на раннее приглашение к зачислению через личный кабинет абитуриента магистратуры, после принятия заявки модератором системы, заявка будет доступна для рассмотрения образовательными программами в представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущий набор) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент)

Кроме подачи заявки на ранее приглашение через личный кабинет абитуриента магистратуры, пользователь системы может добавить участника раннего приглашения самостоятельно, для этого необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) из контекстного меню вызвать действие Добавить участника...
    Добавить участника раннего приглашения магистратура
  2. В форме параметров указать следующие данные:
    Форма параметров добавить участника раннего приглашения магистратура
    • Ввести Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения после заполнения данных полей необходимо нажать кнопку Искать студента, и выполнить поиск учащегося. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем, отчеством и датой рождения найдется в системе, то пользователь увидит соответствующее сообщение, содержащее информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося. После нажатия кнопки  ОК, все следующие поля формы, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося. Пользователь системы должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если абитуриентов с такими данными не будет найдено, то остальные поля заполняться не будут и их нужно будет заполнить вручную.
    • Установить Пол абитуриента.
    • С помощью справочника (кнопка Кнопка выбора) указать Гражданство.
    • Если в группе полей Учащийся, при нажатии кнопки Искать студента был выбран статус учащегося, у которого отсутствует диплом бакалавриата, специалитета или магистратуры текущего ВУЗа, а также год выпуска из бакалавриата, специалитета или магистратуры не равно текущему году набора, то значение в поле Выпускник нашего ВУЗа будет установлено значение "Нет" и параметр будет недоступным для изменения. В остальных случаях поле Выпускник нашего ВУЗа будет доступно для изменения.
    • Ввести Номер СНИЛС.
    • При необходимости загрузить Файл копии СНИЛС (кнопка Кнопка загрузки из файла).
    • Ввести Наименование ВУЗа.
    • Из справочника (кнопка Кнопка выбора) выбрать  Страну / регион нахождения ВУЗа.
    • Из списка (кнопка Кнопка выпадающего списка) выбрать Тип населенного пункта.
    • Ввести наименование Населенного пункта ВУЗа.
    • Из списка (кнопка Кнопка выпадающего списка) выбрать Уровень образования.
    • Ввести Наименование направления / специальности.
    • Ввести Наименование степени / квалификации.
    • Ввести наименование Факультета.
    • Ввести номер Года окончания.
    • В правой части формы параметров нужно сформировать список конкурсов участника раннего приглашения, для чего необходимо:
      • Из контекстного меню вызвать действие Добавить конкурс.
        Добавить конкурс в список участника раннего приглашения
      • В форме параметров указать следующие данные: Филиал, Конкурс в магистратуру и для каждого конкурса загрузить Пакет документов (кнопка Кнопка загрузки из файла).
  3. Нажать кнопку ОК

После регистрации раннего приглашения, в представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущий набор) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) для каждого конкурса, выбранного при регистрации, будет добавлен отдельный статус участника раннего приглашения.
Важно!
В представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущий набор) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент)  все действующие статусы участников выделены черным цветом, недействующие статусы выделены красным цветом. 


3. Изменение набора конкурсов для раннего приглашения

В представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущий набор) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент)  для каждого участника может быть отображено несколько записей, статусов, для изменения списка конкурсов необходимо:

  1. Выбрать один из статусов участника раннего приглашения.
  2. Из контекстного меню выбрать действие Изменить конкурсы и документы.
    Изменить конкурсы раннего приглашения
  3. В форме изменения конкурсов выполнить следующие действия:
    ФП Изменить конкурсы раннего приглашения  
    • При необходимости удалить конкурс из списка, нужно выбрать конкурс и с помощью контекстного меню вызвать действие Удалить конкурс, после подтверждения действия конкурс будет удален из списка.
    • При необходимости добавить конкурс, необходимо из контекстного меню вызвать действие Добавить конкурс, далее в форме параметров указать: Филиал, Конкурс в магистратуру и загрузить Пакет документов (кнопка Кнопка загрузки из файла). После заполнения формы параметров нужно нажать кнопку ОК и конкурс будет добавлен в список.
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате статусы участника, соответствующие удаленным из списка конкурсам, будут переведены в состояние недействующих (выделены красным цветом), а для добавленных в список конкурсов будут созданы новые статусы участника. Для новых статусов участника раннего приглашения в подчиненном представлении Испытания участника будет сформирован список вступительных испытаний с учетом ранее пройденных испытаний.


4. Модерация заявок удаленных пользователей

Заявки на раннее приглашение к зачислению, поданные через личный кабинет абитуриента магистратуры, находятся в форме Заявки на ранее приглашение участка Студент  и в форме Обслуживание заявок удаленных пользователей  участка Прием в магистратуру. Заявки на ранее приглашение располагаются в группе заявок  Раннее приглашение к зачислению в магистратуру :

Заявки на раннее приглашение к зачислению магистратура

Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении Заявки ожидающие рассмотрения, модератор должен выбрать одну из категорий заявок и с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте таблицы) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении Заявки, ожидающие рассмотрения. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ".

Для того чтобы рассмотреть заявку, модератору в представлении Заявки ожидающие рассмотрения  необходимо выбрать заявку и выполнить действие Посмотреть и принять. При выполнении действия откроется форма с данными, которые указал абитуриент магистратуры в личном кабинете при формировании заявки. В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии или отклонении его заявки. Если модератор принял решение отклонить заявку, то ему необходимо выполнить действие Отклонить.


5. Рассмотрение заявок образовательными программами

Рассмотрение принятых модератором (см. Модерация заявок удаленных пользователей) заявок на ранее приглашение к зачислению осуществляется в личном кабинете комиссии по проверке портфолио. Также принятие или отклонение заявок возможно с помощью функционала системы, для этого необходимо открыть представление Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент), в данных представлениях показаны данные по заявкам абитуриентов магистратуры. Для каждой заявки доступны следующие действия:

  1. Принять заявку на ранее приглашение к зачислению.
  2. Отклонить заявку на раннее приглашение к зачислению.

  


5.1. Принять заявку на ранее приглашение к зачислению

Для принятия заявки на ранее приглашение нужно воспользоваться одним из следующих действий:

Принять заявку на раннее приглашение

Для принятия заявки необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) найти и выбрать запись заявки.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Принять заявку на раннее приглашение.
    Принять заявку на раннее приглашение магистратура

Принять заявку и отправить приглашение

Для принятия заявки необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) найти и выбрать запись заявки.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Принять заявку и отправить приглашение.
    Принять заявку и отправить приглашение магистратура
  3. В форме параметров ввести Комментарий о приглашении и с помощью кнопки Кнопка открытия файла  загрузить Файл приглашения.
    Форма параметров принять заявку и отправить приглашение магистратура
  4. Нажать кнопку ОК.

5.2. Отклонить заявку на раннее приглашение к зачислению

Для отклонения заявки на ранее приглашение необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) найти и выбрать запись заявки.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Отказать по заявке на раннее приглашение.
    Отказать по заявке на раннее приглашение магистратура
  3. В форме параметров ввести Причину отказа.
  4. Нажать кнопку ОК.

5.3. Возврат заявки на рассмотрение

Для заявок, которые были отклонены, можно выполнить процедуру возврата на рассмотрение образовательными программами, для этого необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) найти и выбрать статус участника с отказом в раннем приглашении (в колонке Статус заявки на приглашение установлено значение "Отказ").
  2. Из контекстного меню вызвать действие  Вернуть на рассмотрение.
    Вернуть на рассмотрение раннее приглашение

6. Планирование и проведение вступительных испытаний в рамках Раннего приглашения

Работа со вступительными испытаниями в рамках раннего приглашения ведется в форме Абитуриенты магистратуры текущего набора  в представлении  Испытания Раннего приглашения, в котором отображается перечень всех вступительных испытаний, запланированных в рамках филиала в текущем наборе. Испытания на потоке формируются при заполнении справочников Потоки испытаний в магистратуру и Предметы на конкурс Раннего приглашения. В представлении  Испытания раннего приглашения  добавление и удаление испытаний не допускается.

Важно!
Индивидуально для каждого участника раннего прилашения список испытаний отображается в представлениях Испытания участника, подчиненных представлениям Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения, участок "Студент").

В ходе регистрации абитуриентов им назначаются испытания в рамках раннего приглашения по определенным предметам. Список абитуриентов, которым назначено каждое вступительное испытание, можно увидеть в представлении Участники испытания, подчиненном представлению Испытания Раннего приглашения. Количество абитуриентов, сдающих испытание, можно увидеть, отобразив агрегат  Количество в любой из колонок представления. Для этого в контекстном меню надо раскрыть группу действий  Колонка и в ней выбрать действие  Показать количество

Испытания раннего приглашения

Также в представлении Участники испытания для каждого из абитуриентов существует набор характеристик:

  • Конкурс в магистратуру для раннего приглашения
  • Филиал конкурса в магистратуру
  • Предмет вступительного испытания
  • Вид вступительного испытания
  • Группа полей, отображающая информацию о записи расписания проведения испытания, при необходимости запись расписания можно изменить. 
  • Группа полей, отображающая результаты вступительных испытаний и позволяющая их изменить. 

Этапы по проведению испытаний:


6.1. Занесение оценок за испытания

После проведения испытаний, для выставления оценок в представлении Вступительные испытания в магистратуру (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора)нужно выбрать испытание и открыть список участников испытания в подчиненном представлении Участие в испытаниях. Наиболее удобным является ввод оценок непосредственно в данном представлении в колонке Оценка.

Ранее приглашение внесение оценок

Если есть необходимость ввести или скорректировать оценку индивидуально каждому абитуриенту, то это можно сделать как в данном представлении, так и в представлениях Испытания участника, подчиненных представлениям Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) и Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения, участок "Студент").


7. Отказ от участия в конкурсе раннего приглашения

Для установки отказа от участия в конкурсе раннего приглашения с помощью функционала системы, необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) найти и выбрать соответствующий статус участника, для которого нужно установить отказ в участия (в колонке Статус заявки на приглашение установлено значение "Отказ").
  2. Из контекстного меню вызвать действие  Вернуть на рассмотрение.
    Вернуть на рассмотрение раннее приглашение

В результате для статуса участника раннего приглашения будет установлено значение "Новая" и заявка будет доступна для рассмотрения.


8. Включение абитуриентов в приказ о раннем приглашении к зачислению

Для включения абитуриента в приказ на ранее приглашение необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) найти и выбрать запись заявки на ранее приглашение абитуриента магистратуры.
  2. Из контекстного меню вызвать действие Включить в приказ...
    Включить в приказ на раннее приглашение магистратура
  3. В форме параметров ввести Номер приказа и Дату приказа.
    Форма параметров включить в приказ на раннее приглашение магистратура
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате у заявки на ранее приглашение в поле Статус заявки на приглашение будет установлено значение "Выпущен приказ", а в представлении Приказы о раннем приглашении (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) отобразится запись о приказе.


9. Исключение из приказа о раннем зачислении

Для исключения абитуриента из приказа на ранее приглашение необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) найти и выбрать запись заявки на ранее приглашение абитуриента магистратуры, который включен в приказ на раннее приглашение на зачисление (установлен статус заявки на приглашение "Выпущен приказ").
  2. Из контекстного меню вызвать действие  Исключить из приказа...
    Включить в приказ на раннее приглашение магистратура
  3. В форме параметров установить значение признака Отменить приглашение.
  4. Нажать кнопку ОК.

В результате у заявки на ранее приглашение в поле Статус заявки на приглашение будет установлено значение "Приглашение отправлено" (если не установлен признак Отменить приглашение) и "Принята" (если установлен признак Отменить приглашение).


10. Отчет по заявкам на ранее приглашение

Для формирования отчета по заявкам на ранее приглашение необходимо:

  1. В представлении Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент) из контекстного меню вызвать действие Отчет по заявкам.
    Отчет по заявкам раннее приглашение
  2. В форме параметров указать Набор и при необходимости ограничить выборку заявок можно установить значения для параметров Филиал и Форма обучения.
    ФП Отчет по заявкам раннее приглашение
  3. Нажать кнопку ОК.

В результате сформируется отчет в формате MS Excel, в котором будут учитываться заявки участников выбранного года набора, филиала и формы обучения. Статусы участников, у которых в представлениях Участники раннего приглашения к зачислению (форма Абитуриенты магистратуры текущего набора) или Участники раннего приглашения (текущий набор) (форма Участники раннего приглашения участка Студент), в колонке Отказ от участия в конкурсе раннего приглашения в магистратуру установлено значение "Отказ от участия в конкурсе раннего приглашения в магистратуру", учитываться при формировании отчета не будут.