После того, как заполнены Справочники по приему в магистратуру можно приступать к регистрации абитуриентов. Регистрация абитуриентов магистратуры, являющихся выпускниками нашего ВУЗа, и абитуриентов - выпускников других ВУЗов производится отдельно при помощи разных процедур.

Регистрация осуществляется в форме "Абитуриенты магистратуры". При этом регистрация абитуриентов - выпускников нашего ВУЗа происходит в главной таблице "Абитуриенты магистратуры - студенты ВУЗа", а "внешних" абитуриентов - в главной таблице "Абитуриенты магистратуры (внешние)" при помощи пункта контекстного меню "Зарегистрировать". Для регистрации выпускников нашего ВУЗа, переводимых в магистратуру без вступительных испытаний, следует использовать пункт контекстного меню "Зарегистрировать переводом" в таблице данных "Абитуриенты магистратуры - студенты ВУЗа".

Регистрационная форма, отображаемая при выполнении действия "Зарегистрировать", состоит из нескольких закладок: "Общие", "Предыдущее образование", "Поступление" и "Родственники". Для регистрации абитуриента необходимо во всех полях формы на всех закладках установить допустимые значения. Обязательные для заполнения поля при открытии формы выделяются зеленым цветом. После заполнения формы необходимо нажать кнопку ОК.

Вкладка "Общие" содержит информацию о личных данных абитуриента.

После ввода фамилии, имени и отчества будет произведен поиск в системе информации об этот абитуриенте. Если будет найден ранее регистрировавшийся в системе человек с такими же фамилией, именем и отчеством, то пользователю будет выдано сообщение об этом с информацией о том, в какое время и в каком качестве человеке был зарегистрирован.

Это сообщение означает, что в системе уже существует учащийся Шишкина Елизавета Юрьевна с датой рождения 14 января 1986 года. С 01.09.2002 года по настоящее время она является студентом факультета социологии (С - аббревиатура факультета), а также 06.06.2007 года была зарегистрирована как абитуриент магистратуры.

После нажатия кнопки ОК найденная информация будет отображена в полях формы. Возможна ситуация, когда найденный по фамилии, имени и отчеству учащийся не совпадает в регистрируемым из-за другой даты рождения. В этом случае вместо найденной даты рождения нужно ввести дату рождения регистрируемого абитуриента. После этого произойдет повторный поиск ранее зарегистрированного учащегося уже по фамилии, имени отчеству и дате рождения. Если учащийся будет найден, в форме отобразится новая информация. Если такого учащегося найдено не будет, то поля формы будут очищены.

Если регистрируемый абитуриент в системе не найден, информацию о его личных данных нужно занести в соответствующие поля формы. В том числе нужно скорректировать значения полей "ФИО в РП (кого?)" и "ФИО в ДП (кому?)".

На вкладке "Предыдущее образование" требуется ввести информацию о документе о предыдущем образовании, представленном абитуриентом. Для выпускника нашего ВУЗа нужно выбрать факультет. Для абитуриента другого ВУЗа нужно дополнительно ввести информацию о ВУЗе.

Если учащийся был найден в системе, то после выбора значения в поле "Вид документа" будет произведен поиск документа об образовании этого вида, принадлежащего данному учащемуся. Если документ будет найден, то информация о нем отобразится в полях формы. Также будет отображена и информация о ВУЗе, выдавшем документ. Если документ не будет найден, то информацию о нем и о ВУЗе нужно заполнить регистратору.

Вкладка "Поступление" заполняется путем выбора конкурса в магистратуру, вида места, на которое претендует абитуриент и вступительных испытаний из предварительно сформированных справочников.

Магистерская программа выбирается из справочника Конкурсы в магистратуру. После выбора магистерской программы автоматически заполняются поля "Направление" и "Факультет". Эти значения недоступны для изменения. Они определяются по справочнику "Конкурсы в магистратуру.

Значения в поле "Вид места" заполняется путем выбора из справочника Виды мест в магистратуру.

После установки значений в полях "Магистерская программа" и "Вид места" автоматически будут заполнены поля формы, отображающие предметы вступительных испытаний по выбранной программе на выбранный вид места. Эта информация формируется на основе ранее заполненного справочника Предметы на конкурс. В полях "Экзамен", соответствующих установленным предметам, нужно выбрать, на каком из потоков абитуриент будет сдавать экзамен. Для выбора будут доступны испытания по данному предмету, проводимые на разных потоках. В случае, если возможен выбор иностранного языка, то для выбора будут доступны испытания по всем языкам, проводимые на всех потоках. Доступные для выбора записи формируются при заполнении справочника Вступительные испытания для каждого из потоков, заведенных в справочнике Потоки испытаний.

На вкладке "Родственники" вводится информация о родственниках и контактных лицах абитуриента.

Заполнение этой вкладки необязательно. Однако, если хотя бы одно из полей Фамилия, Имя, Отчество заполняется, то надо заполнить и остальные. Если заполняется контактный телефон, то поля Фамилия, Имя и Отчество также становятся обязательными для заполнения. Также на этой вкладке можно внести текстовый комментарий об абитуриенте.

При регистрации выпускников нашего ВУЗа, переводимых в магистратуру без вступительных испытаний, предназначено действие "Зарегистрировать переводом". Оно вызывается в таблице данных "Абитуриенты магистратуры - студенты ВУЗа".

После ввода фамилии, имени и отчества абитуриента будет произведен поиск такого учащегося в системе. Если учащийся будет найден, то в поле Дата рождения будет подставлена дата его рождения. Если дата рождения не соответствует дате рождения абитуриента, ее можно изменить.

После выбора значения в поле Факультет будет произведен поиск существующего студента факультета. В случае удачи пользователю будет выдано соответствующее сообщение, поля формы будут заполнены найденной информацией. Недостающую информацию нужно внести в форму дополнительно. Также можно занести текстовый комментарий об абитуриенте.

После нажатия кнопки ОК произойдет выполнение процедуры регистрации абитуриента. Выполнение этой процедуры может занять несколько секунд. Результатом работы процедуры будет являться следующее:

• В главной таблице, в которой вызывалась процедура регистрации, будет добавлена новая запись об абитуриенте, содержащая введенную в ходе регистрации информацию. Абитуриенту будет присвоен регистрационный номер по действующим в ВУЗе правилам.
• В подчиненной таблице "Контактная информация" будут отображены записи о домашнем и контактном телефонах, а также другие контакты, если они были ранее заведены для данного учащегося.
• В подчиненной таблице "Личные документы" будут созданы записи о паспорте и документе о предыдущем образовании. Также в этой таблице могут присутствовать записи о других документах, если они были ранее созданы для этого учащегося.
• В подчиненной таблице "Родственники и контактные лица" будут отображены созданные (или существовавшие ранее для этого учащегося) записи о родственниках и их контакты.
• В подчиненной таблице "Участия в испытаниях" будут созданы записи о вступительных испытаниях, сформированных для данного абитуриента.

Если в ходе регистрации какие-либо данные введены ошибочно, их можно исправить после регистрации в соответствующих таблицах данных или при помощи Инспектора объектов.

После регистрации для абитуриента может быть сформирован пакет документов, включающий заявление абитуриента, расписку ВУЗа о принятых документах и пропуск абитуриента в ВУЗ с расписанием вступительных испытаний. Пакет документов выгружается в MS Excel при вызове действия "Пакет документов" для выбранного абитуриента. Формирование этого отчета не предусмотрено для абитуриентов, зарегистрированный при помощи процедуры "Регистрация переводом", т.к. они не пишут заявления в приемную комиссию, не сдают документы и не участвуют во вступительных испытаниях.