Для работы по заселению проживающих предназначена таблица данных Все комнаты, находящаяся на второй вкладке формы Фонд общежитий. Перечень комнат в этой таблице формируется при добавлении комнат, что описано в разделе Комнаты в общежитии. По умолчанию перечень комнат сгруппирован по зданиям общежитий. Для того, чтобы работать с комнатами только одного общежития, нужно установить фильтр в колонке Общежитие.

Для того, чтобы выполнить заселение в комнату нужно сначала выбрать комнату в таблице данных Все комнаты, а затем в подчиненной таблице Проживающие в комнате вызвать одно из действий, расположенных в группе действий Заселить... Для каждой категории проживающих предназначена своя процедура заселения. В системе предусмотрено заселение следующих категорий проживающих:

• Студентов
• Аспирантов
• Абитуриентов бакалавриата
• Абитуриентов магистратуры
• Других категорий проживающих

Абитуриенты бакалавриата и магистратуры размещаются в общежитиях на время вступительных испытаний. Другими категориями проживающих могут быть преподаватели, сотрудники ВУЗа, студенты других ВУЗов, прибывшие на стажировку и или обучение по совместным программам и т.д.

За исключением случая заселения "других категорий" проживающих пользователям участка "Общежития" не дано прав на создание новых записей о студентах, абитуриентах, аспирантах. До заселения в общежитие запись о студенте (абитуриенте, аспиранте) должна быть создана на соответствующем функциональном участке.

В ходе выполнения процедур заселения система контролирует выполнение следующих условий:

1. Превышение числа мест, заданного для комнаты.
2. Соблюдение норматива площади на одного проживающего.
3. Соответствие пола проживающего типу комнаты.
4. Попытка заселения учащегося, уже проживающего в одной из комнат.
5. Присутствие в системе записи об учащемся, заселяемом при помощи действия Заселить... / другие категории.
6. Попытка при помощи действия Заселить... / другие категории заселить абитуриента, студента или аспиранта.

При обнаружении ситуаций 1, 2, 3 и 5 пользователь получит сообщение, но сможет выполнить заселение. Наличие ситуаций 4 и 6 не позволит выполнить заселение.

После выполнения заселения учащегося любой категории для него можно вызвать действие Направление на заселение, результатом которого будет печатная форма направления в MS Excel.