Управление учебным процессом ВУЗа   (11.11.2018)
IV. Регистрация абитуриентов

После того как заполнены  справочники приемной кампании можно приступать к регистрации абитуриентов.

Регистрация осуществляется в форме "Абитуриенты магистратуры текущего набора" при помощи пункта контекстного меню "Зарегистрировать".

Регистрационная форма, отображаемая при выполнении действия " Зарегистрировать ", состоит из нескольких закладок: "Общие", "Предыдущее образование", "Конкурсы", "Поступление" и "Льготы. Контактное лицо". Для регистрации абитуриента необходимо во всех полях формы на всех закладках установить допустимые значения. Обязательные для заполнения поля при открытии формы выделяются зеленым цветом. После заполнения формы необходимо нажать кнопку ОК.

Вкладка "Общие" содержит информацию о личных данных абитуриента.

Регистрация магистратура общие

После заполнения значений полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, необходимо нажать кнопку Искать абитуриента, и выполнить поиск учащегося. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем, отчеством и датой рождения найдется в системе, то пользователь увидит соответствующее сообщение, содержащее информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося. После нажатия кнопки  ОК, все следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося. Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если абитуриентов с такими данными не будет найдено, то остальные поля заполняться не будут и их нужно будет заполнить вручную.

        Так как иностранные абитуриенты предварительно регистрируются на участке  Иностранные абитуриенты, то для поиска иностранного абитуриента достаточно ввести Рег.номер иностранного абитуриента, который они должны получить в подразделении по работе с иностранными учащимися, и нажать кнопку Искать абитуриента.

Если регистрируемый абитуриент в системе не найден, информацию о его личных данных нужно занести в соответствующие поля формы. В том числе нужно скорректировать значения полей "ФИО в РП (кого?)" и "ФИО в ДП (кому?)".

После этого нужно ввести реквизиты документа, удостоверяющего личность, а также контактные данные.

На вкладке  Контактная информация  необходимо ввести информацию об адресах регистрации и проживания, контактных телефонах абитуриента и с согласия абитуриента установить подписку на информационную рассылку о проектах ВУЗа.
Регистрация магистратура, Контактная информация

Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически.

Вкладка "Статус соотечественника"  позволяет для иностранных абитуриентов установить признак   Является соотечественником  и ввести информацию о документе, подтверждающим данный статус. Поля на данной вкладке доступны для изменения только при регистрации иностранных абитуриентов.
Регистрация абитуриентов магистратуры Статус соотечественника

На вкладке "Документ об образовании" требуется ввести информацию о документе о предыдущем образовании, представленном абитуриентом, а также установить Способ возврата документов абитуриенту.
Регистрация магистратура, Документ об образовании

Если абитуриент был найден в системе, то поля данной вкладки будут заполнены автоматически.

На вкладке "Предыдущий ВУЗ" требуется ввести информацию о ВУЗе, в котором до этого обучался абитуриент. Для выпускника текущего ВУЗа нужно выбрать факультет. Для абитуриента другого ВУЗа нужно дополнительно ввести информацию о ВУЗе.
Регистрация магистратура Предыдущий ВУЗ

Установка признаков Требуется легализация, Имеется легализация, Требуется признание, Имеется признание доступно только для абитуриентов, у которых ВУЗ располагается в регионе, для которого требуется наличие легализации и признания.

Если учащийся был найден в системе, то будет отображена и информация о ВУЗе, выдавшем документ.

Вкладка "Конкурсы" заполняется путем выбора конкурса в магистратуру, вида места, на которое претендует абитуриент и вступительных испытаний из предварительно сформированных справочников. На вкладке доступен выбор нескольких конкурсов для данного абитуриента с проставлением приоритетов.

Регистрация магистратура конкурсы

Для добавления конкурса необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню " Добавить конкурс ".

Добавить конкурс магистратура

Выбор конкурса осуществляется из справочника  Конкурсы в магистратуру, созданный на этапе подготовки справочников приемной кампании.

Поле " Магистерская специализация " -  если в рамках обучения по данной образовательной программе предусмотрена специализация, то ее необходимо выбрать в данном поле.

Поля " Общий конкурс " и " Конкурс иностранных абитуриентов " - по умолчанию для всех абитуриентов в поле " Общий конкурс " установлено значение "Да", а в поле "  Конкурс иностранных абитуриентов " значение "Нет". Для иностранных абитуриентов, которые рекомендованы к зачислению на определенные программы, при выборе данных программ, в поле " Общий конкурс " будет установлено значение "Нет", а в поле "  Конкурс иностранных абитуриентов " значение "Да".

Поле " Приоритет " - указывает порядок приоритетов абитуриента при участии в нескольких конкурсах. При добавлении нового конкурса, система автоматически подставляет следующее порядковое значение. Его можно изменить.

В случае если по выбранному конкурсу необходима сдача испытания по предмету по выбору (определяется в таблице Предметы на конкурс), поле " Предмет по выбору " будет подсвечен зеленым цветом и в нем необходимо осуществить выбор соответствующего предмета по выбору  из справочника Предметы на конкурс.

В случае если абитуриент является выпускником ВУЗа, то в поле Раннее приглашение к поступлению будет установлено значение "Да". 

В поле " Язык сдачи испытаний " из списка выбирается язык сдачи вступительных испытаний.

В поле " Второй иностранный язык " указывается языковая специализация, если таковая предусмотрена в рамках образовательной программы.

В поле " Поток вступительных испытаний " выбирается поток, на котором абитуриент участвует в конкурсе.

Поля " На бюджетное место " и " На коммерческое место " - указывают на то, на какие места претендует абитуриент по данному конкурсу. При этом нужно обратить внимание на то, что если на вкладке " Предыдущее образование " в поле " Уровень образования " выбран пункт " Магистратура ", то в поле " На бюджетное место " будет проставлен признак "Нет" и поле будет недоступно для редактирования. Данная функция реализована в связи с запретом повторного обучения в магистратуре на бюджетной основе абитуриентом. Также система автоматически отслеживает наличие записей в таблице Места на конкурс. Если в этой таблице не заведена запись о бюджетных или коммерческих местах, то соответствующие признаки в диалоге добавления конкурса будут отмечены признаком "Нет" и не будут доступны для редактирования.

В поле " Подлинник документа об образовании" нужно установить значение "Да", если абитуриент подает подлинник документа об образовании на данный конкурс.

         Если необходимо ограничить возможность множественного выбора конкурса, необходимо воспользоваться полем "Аббревиатура" справочника Конкурсы в магистратуру.

На вкладке " Поступление " заполняются поля с дополнительной информацией о поступающем.

Регистрация магистратура поступление

В поле "Участвовал в зимней школе" выбирается зимняя школа, в которой участвовал абитуриент.

В группе полей " Иностранный язык (сертификат) " вводятся реквизиты сертификата (если присутствует) по иностранному языку.

Группа полей " Общежитие ":

- " На время обучения " - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время обучения

- " На время экзаменов " - признак, указывающий требуется ли предоставление места в общежитии на время прохождения экзаменов

Группа полей " Дополнительная информация ":

- Сданы фотографии - признак, указывающий на то сдал или нет абитуриент фотографии

- Документы присланы почтой - признак пересылки документов от абитуриента почтой

- Остались проблемы - признак, указывающий на то, что при регистрации остались незавершенные вопросы к абитуриенту, которые не могли быть решены в процессе регистрации и требующие внимания работников приемной комиссии в дальнейшем. При этом абитуриент допускается для участия в конкурсах.

- Примечание - здесь может быть введен любой комментарий по процессу регистрации абитуриента. Поле становится обязательным для заполнения, если проставлен признак " Остались проблемы ". Здесь вводится комментарий об оставшейся проблеме.

На вкладке " Олимпиады " указываются результаты участия абитуриента в студенческих олимпиадах. Результаты участия в олимпиадах могут быть использованы для условий рекомендации или условий зачета оценок в соответствии с правилами, прописанными в соответствующих справочниках (Условия рекомендации   и Условия зачета оценки).

Регистрация магистратура Олимпиады студентов

Если абитуриент участвовал в студенческих олимпиадах ВУЗа, то группа полей Олимпиада нашего вуза заполнится автоматически. Выбор каждой олимпиады осуществляется из справочника Студенческие олимпиады. После этого указываются Направление олимпиады, Результат участия и Балл.

На вкладке "Льготы абитуриента" можно установить льготы для поступающих или указать данные межправительственного соглашения, в рамках которого поступает абитуриент.

регистрация магистратура льготы

Заполнение этой вкладки необязательно.

На вкладке "Преимущественное право", если абитуриент обладает преимущественным правом на поступление, необходимо указать Вид преимущественного праваВид документа, подтверждающий данное право, номер, дату и кем выдан документ. 

Регистрация магистратура Преимущетсвенное право

Заполнение этой вкладки необязательно.

На вкладке "Контактное лицо" при необходимости можно указать контактное лицо абитуриента магистратуры.

Регистрация магистратура контактное лицо

Заполнение этой вкладки необязательно.

На вкладке  "Основания ОВЗ"  заносится информация о наличии ограниченных возможностях здоровья (ОВЗ) абитуриента.

Регистрация абитуриента.Основания ОВЗ
  • Имеет ограниченные возможности здоровья  - признак указывает на наличие или отсутствие ОВЗ у абитуриента. Если установить значение "Да", то поле Комментарий станет доступным для заполнения.
  • В поле Комментарий при необходимости можно оставить текстовый комментарий о нюансах присвоения признака Имеет ограниченные возможности здоровья.
  • В полях Вид ограничения, Категория ограничения, Вид заболевания при возможности указать соответствующие значения из справочников Виды ОВЗ, Категории ОВЗ  и Виды заболеваний.
  • При наличии подтверждающего документа необходимо в полях Вид документа, Серия, Номер, Дата выдачи, Дата начала действия и Дата окончания действия указать соответствующие реквизиты документа.

После нажатия кнопки ОК произойдет выполнение процедуры регистрации абитуриента. Выполнение этой процедуры может занять несколько секунд. Результатом работы процедуры будет являться следующее:

  • В главной таблице, в которой вызывалась процедура регистрации, будут добавлены столько записей об абитуриенте, сколько для него было выбрано конкурсов. Каждая запись будет содержать введенную в ходе регистрации информацию. Абитуриенту будет присвоен регистрационный номер по действующим в ВУЗе правилам.
  • В подчиненной таблице "Контактная информация" будут отображены записи о домашнем и контактном телефонах, электронной почте, а также другие контакты, если они были ранее заведены для данного учащегося.
  • В подчиненной таблице "Личные документы" будут созданы записи о паспорте и документе о предыдущем образовании. Также в этой таблице могут присутствовать записи о других документах, данные о которых были внесены в процессе регистрации.
  • В подчиненной таблице "Родственники и контактные лица" будут отображены созданные (или существовавшие ранее для этого учащегося) записи о родственниках и их контакты.
  • В подчиненной таблице "Участия в испытаниях" будут созданы записи о вступительных испытаниях, сформированных для данного абитуриента. В случае если абитуриент по итогам льгот не должен проходить испытания, то записи о них не будут созданы в таблице.

После регистрации для абитуриента автоматически будет сформирован пакет документов, включающий заявление абитуриента, расписку ВУЗа о принятых документах и пропуск абитуриента в ВУЗ с расписанием вступительных испытаний. Также, в дальнейшем, пакет документов может быть выгружен в MS Excel при вызове действия " Заявление, пропуск, расписка " для выбранного абитуриента.

         Если в ходе регистрации какие-либо данные введены ошибочно, их можно исправить после регистрации. Для этого рекомендуется использовать действие контекстного меню " Изменить информацию " таблицы " Абитуриенты магистратуры ".