После того, как кандидатский экзамен запланирован, сформирован список его участников, а также сформирована комиссия, принимающая экзамен, можно формировать ведомость на экзамен и протоколы для каждого из его участников. Ведомости и протоколы формируются в форме "Аспиранты" в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" для одного выбранного экзамена при помощи соответствующих действий контекстного меню.

Для формирования ведомости нужно вызвать действие "Ведомость". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в ведомости, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в ведомости установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл ведомости и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования ведомости точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.

Для формирования протоколов на участников экзамена нужно вызвать действие "Протоколы на участников испытания". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в протоколах, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в протоколах установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл протоколов и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования протоколов точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.
• В группе полей Гриф утверждения (Должность, Инициалы, фамилия, Дата утверждения) нужно занести информацию, которая должна быть отображена в грифе утверждения протоколов. В поле Дата утверждение по умолчанию подставляется дата, на которую назначено проведение экзамена. Это значение можно изменить. Данные поля являются необязательными для заполнения. Если их оставить пустыми, то соответствующие данные в грифе утверждения отображены не будут.

Протоколы формируются в виде одного файла MS Excel с листами, соответствующими участникам экзамена. Протоколы, формируемые для кандидатских экзаменов по иностранным языкам и философии отличаются от протоколов, формируемых для сдачи кандидатского экзамена по научной специальности.

Кстати

MS Excel предоставляет возможность распечатать сразу все листы рабочей книги. Для этого нужно воспользоваться главным меню, выбрав в нем команду Файл / Печать... и установив в окне параметров печати опцию "всю книгу".

Если есть необходимость изменить список участников экзамена, формируемый в ведомости или в файле протоколов, то это можно сделать за счет возможностей, описанных в разделе Формирование списков участников экзамена.

Если для аспиранта не сформирован состав индивидуальной комиссии, принимавшей экзамен, то в ведомости и протоколах будет использоваться информация, добавленная на вкладке "Экзаменационная комиссия". В противном случае будет использоваться состав индивидуальной комиссии. Формирование индивидуальных комиссий и работа отчетов в этом случае описана в разделе Формирование комиссий для каждого аспиранта. Если состав членов комиссии или ее председатель указаны неверно, то изменить это можно за счет добавления или удаления членов общей или индивидуальной комиссии, а также назначения ее председателя (только для общей комиссии), что описано в разделе Формирование комиссий по приему экзаменов. Если неверно указаны ученые степени, звания или должности членов комиссии, их нужно изменить в справочнике Все преподаватели.