Перед началом регистрации поступающих в аспирантуру необходимо сформировать список конкурсов в аспирантуру. Данный этап работ производится на участке АСПИРАНТ в разделе Прием в аспирантуру . 

В главной таблице Наборы в аспирантуру  отображаются записи о годах набора в ВУЗ, созданные на участке АБИТУРИЕНТ (Наборы в ВУЗ).

Каждая запись справочника наборов в ВУЗ соответствует учебному году, в котором производится набор в бакалавриат, специалитет, магистратуру и аспирантуру.

Записи о наборах в ВУЗ создаются Администратором системы. На участке  АСПИРАНТ для каждой записи о наборе нужно установить значение свойства "Учебный год аспирантов" (это значение устанавливается путем выбора из справочника  Календарные периоды обучения записи об учебном годе, на который будут зачисляться поступающие данного набора) и "Количество конкурсов для выбора".

Для записи о наборе "Набор 2007" для значения свойства "Учебный год аспирантов" должно быть выбрано значение "2007/2008", так как именно в этом учебном году начнут обучение аспиранты, зачисленные в ходе данного набора. В справочнике  Календарные периоды обучения для данного учебного года установлены даты начала (01 ноября 2007 года) и завершения (31 октября 2008 года) данного учебного года.

Каждая запись о наборе в аспирантуру имеет подчиненные записи о конкурсах в аспирантуру, имевших место в данном наборе, и о проходящих в рамках набора вступительных испытаниях.