Учетно-аналитическая система управления учебным процессом ВУЗа предназначена для учета контингента абитуриентов, студентов, аспирантов, выпускников ВУЗа. В соответствии с этапами жизненного цикла учащегося в ВУЗе система разбита на четыре участка. Каждый из участков отвечает за сбор, хранение и анализ информации, характерной для соответствующего этапа.

Пользователями системы могут быть разные категории работников ВУЗа:

За счет интеграции различных этапов жизненного цикла в одной системе обеспечивается возможность наглядного представления и анализа информации

• о личных данных учащегося с историей их изменения;
• о попытках поступления в ВУЗ;
• об успеваемости в процессе обучения;
• об исполнении договоров со студентами, обучающимися на коммерческой основе;
• о перемещениях в процессе обучения (академические отпуска, отчисление и восстановление, переводы между факультетами и переводы в другие ВУЗы);
• о дате выпуска, присвоенной степени (квалификации);
• о выданных ВУЗом документах об образовании определенной ступени;
• о карьере и послевузовском образовании выпускника;
• об интересах, хобби, участии в мероприятиях, членстве в клубах, ассоциациях;
• о научных достижениях.

Система позволяет, как просматривать информацию, собранную об одном учащемся, так и проводить анализ контингента ВУЗа в целом в разрезе:

• конкурсов на факультеты и отделения (направления и специальности) в разных учебных годах;
• структуры контингента факультетов и отделений ВУЗа;
• структуры контингента по направлениям / специальностям высшего образования, соблюдения контрольных цифр;
• успеваемости по отдельным дисциплинам;
• структуры выпуска по учебным годам;
• выданных ВУЗом документов государственного образца о высшем профессиональном образовании;
• карьеры и научных достижений выпускников;

Пользователи системы, наделенные соответствующими правами доступа, могут выгружать информацию в виде, пригодном для печати (MS Excel, MS Word), или в виде, пригодном для публикации в сети Internet (в виде HTML-документа).

Подсистема "Абитуриент" автоматизирует работу Приемной комиссии по планированию и проведению приемных кампаний в ВУЗ.

В подсистеме ведутся справочники наборов по учебным годам, конкурсов на факультеты, вступительных испытаний по каждому из конкурсов, осуществляется планирование вступительных испытаний.

Развитая форма регистрации абитуриентов, подающих заявление в Приемную комиссию, позволяет осуществлять автоматизированную регистрацию и формирование отчетных документов для абитуриентов (заявления, пропуска на вступительные испытания и проч.). В ходе регистрации происходит занесение информации о личных данных абитуриента, формируется график вступительных испытаний для каждого абитуриента, реализуется зачет результатов Единого государственного экзамена (ЕГЭ).

Процедура регистрации обеспечивает быстроту, полноту и корректность ввода информации пользователем-регистратором, не имеющим специальной подготовки ни в сфере информационных технологий, ни в предметной области. За счет этого с использованием системы может быть организован процесс массовой регистрации абитуриентов одновременно несколькими регистраторами.

Если когда-либо ранее абитуриент регистрировался в системе (поступал в предшествующие года, был студентом и проч.), то регистратор получит соответствующее сообщение. Ранее собранная информация о личных данных абитуриента будет доступна для использования, и ее не придется вводить вновь в ходе регистрации. За счет работы регистраторов в единой базе данных за динамикой и структурой конкурсов на факультеты и отделения в режиме реального времени могут наблюдать пользователи факультета, а также руководство ВУЗа. Собранная в ходе регистрации абитуриентов информация в последующем используется пользователями всех других участков системы.

Функционал подсистемы "Абитуриент" позволяет пользователям планировать проведение вступительных испытаний на разных площадках, анализировать и публиковать их результаты. Поддерживаются процедуры случайной рассадки абитуриентов по аудиториям, автоматизированной проверки работ в случае проведения испытаний в виде тестов.

На участке "Абитуриент" формируются отчеты по ежедневной динамике конкурсов на факультеты и отделения в соотнесении с контрольными цифрами приема, по результатам вступительных испытаний и проходным баллам, по ходу зачисления абитуриентов на факультеты и отделения, заключения договоров на обучение и другие.

В подсистеме также может проводиться планирование и организация олимпиад для школьников или других испытаний, результаты которых абитуриенты могут зачесть в качестве результатов вступительных испытаний в ВУЗ. Реализован учет льгот, предоставляемых законодательством РФ и нормативными документами ВУЗа.

В завершении приемной кампании пользователи участка "Абитуриент" выполняют действие "Зачислить" , в результате выполнения которого создаются записи о студентах соответствующего факультета, содержащие всю собранную об абитуриенте информацию. Эти записи сразу же становятся доступны пользователям участка "Студент" в соответствии с назначенными правами доступа.

Прием студентов на первый уровень высшего образования (бакалавриат, подготовка специалистов) и в магистратуру реализованы отдельно в виде двух подсистем "Прием в бакалавриат" и "Прием в магистратуру" .

Участок "Студент" автоматизирует различные виды работ со студентами, выполняемые работниками учебных частей факультетов и отделений ВУЗа.

При использовании ВУЗом участка "Абитуриент" записи о студентах формируются при выполнении процедуры зачисления абитуриентов. Если участок "Абитуриент" не используется, записи о студентах могут создаваться пользователями участка "Студент" при помощи процедур добавления

Пользователям факультета, а также другим пользователям, наделенным соответствующими правами, всегда доступен для просмотра и анализа актуальный список студентов факультета. При помощи базовых средств системы сами пользователи могут формировать оперативные отчеты по распределению студентов по курсам и группам, направлениям и специальностям, регионам и городам проживания, половозрастным характеристикам и проч.

В подсистеме ведется учет, как личных данных студентов, так и их успеваемости. Планирование учебного процесса осуществляется на основе разработанных и утвержденных ВУЗом учебных планов. Учебные планы могут реализовываться как по семестрам, так и по модулям. В планировании может применяться система кредитов, совместимая с ECTS (Европейская система перевода кредитов).

Для каждого студента на основе учебного плана курса или специализации может формироваться индивидуальный учебный план. За счет отражения учебного процесса всех факультетов ВУЗа в единой системе индивидуальный учебный план студента может включать дисциплины других факультетов, а также общевузовские дисциплины.

По запланированным испытаниям рубежного контроля пользователи формируют ведомости, отрывные листы на пересдачи, протоколы госэкзаменов и защиты выпускных квалификационных работ и прочие необходимые в их текущей работе документы. Реализация шаблонов отчетов в единой системе позволяет обеспечить функциональное и стилевое единство документов ВУЗа и их соответствие утвержденным ВУЗом требованиям.

Результаты испытаний студентов могут учитываться в различных шкалах: 10-балльной, 5-балльной, зачет/незачет. После ввода результатов испытаний можно проводить анализ успеваемости студентов как по курсам и группам, так и по отдельным дисциплинами плана:

Для каждого студента в любой момент времени можно сформировать справку об успеваемости, отражающую результаты всех испытаний, сданных им в ВУЗе с начала обучения:

В подсистеме "Студент" возможно формирование рейтингов студентов по утвержденным в ВУЗе правилам, в том числе и с использованием системы кредитов.

Для учета операций по перемещению студентов (академические отпуска, отчисление, восстановление, переводы между факультетами, в другие ВУЗы и проч.) в подсистеме "Студент" разработаны специальные процедуры

За счет того, что все перемещения происходят в единой системе, все личные данные и результаты, полученные студентами, могут быть использованы для зачета испытаний после выхода из академического отпуска, восстановления, перевода на другой факультет и проч.

В системе формируются и учитываются документы государственного образца о высшем профессиональном образовании:

• Диплом бакалавра, специалиста, магистра
• Диплом о неполном высшем образовании
• Академическая справка

Формирование этих документов производится в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании... , утвержденной Приказом Минобрнауки России от 10.03.2005 №65.

Отчетность может формироваться как по отдельным факультетам, так и по ВУЗу в целом. Разработанные в системе отчеты позволяют собирать информацию для ее дальнейшего занесения в аккредитационный модуль Национального аккредитационного агентства, в отчетную форму 3НК, а также использовать для целей прочей внутривузовской и внешней отчетности.

На участке "Аспирант" реализовано две подсистемы: Прием в аспирантуру и Обучение в аспирантуре.

На участке "Прием в аспирантуру" формируются справочные данные о конкурсах на научные специальности и специализации в каждом учебном году. Для каждой научной специальности (специализации) заносятся контрольные цифры приема аспирантов на различные формы обучения (очную, заочную, соискательство). Регистрация поступающих в аспирантуру осуществляется при помощи развитой формы регистрации, которая позволяет вводить как личные данные поступающего, так и информацию о выбранной им научной специальности, кафедре ВУЗа, о ранее сданных кандидатских экзаменах. Ранее сданные поступающим кандидатские экзамены могут использоваться для зачета вступительных испытаний в аспирантуру.

Процедура регистрации обеспечивает полноту и корректность вводимой пользователем информации, за счет чего регистрация поступающих может вестись одновременно несколькими регистраторами, не имеющими специальной подготовки.

Если поступающий ранее регистрировался на любом из участков системы (был абитуриентом, студентом, регистрировался как выпускник и проч.), то его личные данные будут использованы в процедуре регистрации. Регистратору не придется вводить данные вновь, но он сможет изменить их в случае необходимости.

В ходе регистрации в системе формируются записи о поступающих, содержащие всю введенную регистратором информацию. Также при регистрации формируется перечень вступительных испытаний поступающего и кандидатских экзаменов, которые он должен сдать в ходе обучения в аспирантуре.

По итогам вступительных испытаний пользователи выполняют процедуру "Зачислить", в результате чего формируются записи об аспирантах со всех собранной ранее информацией.

Учет и анализ контингента аспирантов может вестись как по отдельным формам обучения (очная, заочная, соискательство), так и всего контингента в целом. Учет аспирантов ведется в четкой привязке к классификаторам отраслей науки и научных специальностей, кафедр и факультетов ВУЗа. Ведется учет научных руководителей аспирантов, их ученых степеней и званий. За счет развитого базового функционала системы пользователи могут самостоятельно формировать аналитические отчеты по распределению контингента аспирантов по факультетам и кафедрам, научным специальностям. Также может проводиться анализ численности кандидатов и докторов наук, руководящих аспирантами.

Планирование учебной работы аспирантов проводится на основе индивидуальных планов подготовки аспирантов, содержащих контрольные этапы и сроки их прохождения. В ходе учебного процесса пользователями заносится информация об утверждении тем работ и научных руководителей, прохождении аспирантами контрольных этапов обучения, сдаче кандидатских экзаменов, результатов предзащит.

На участке "Аспирант" также возможно формирование отчетов по контингенту аспирантов для внутривузовских или внешних целей.

В системе ведется справочник преподавателей кафедр ВУЗа, включающий учет должностей, ученых степеней и званий преподавателей. Пользователи участка "Аспирант" в ходе планирования вступительных испытаний и кандидатских экзаменов формируют комиссии из состава преподавателей, заведенных в справочник. Благодаря наличию структурированной информации об учебных степенях и званиях преподавателей средствами системы автоматически формируются ведомости и протоколы вступительных испытаний и кандидатских экзаменов. После занесения оценок, полученных аспирантами за кандидатские экзамены, для каждого из них средствами системы формируются удостоверения о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2.

Участок "Выпускник" предназначен для работы и информацией о выпускниках ВУЗа. Записи о выпускниках формируются при выполнении пользователями подсистемы "Студент" процедуры "Выпустить" для студента бакалавриата, студента-специалиста или студента магистратуры. При этом пользователям участка "Выпускник" становится доступна вся информация, собранная за время поступления и обучения студента, в соответствии с установленными правами доступа. Также записи о выпускниках могут формироваться пользователями участка "Выпускник".

В отличие от других участков системы на участке "Выпускник" большее внимание уделяется работе менее структурированной информацией, а именно:

• хобби, интересы
• виды спорта и спортивные достижения
• дополнительное изучение иностранных языков
• участие в семинарах и тренингах
• участие в научных конференциях, семинарах
• семейное положение, дети

Отдельно ведется учет информации о карьере выпускников. Для каждого из мест работы выпускника заносится информация о размере компании, сфере ее деятельности, занимаемой выпускником должности и характере выполняемой работы.

Накапливание информации об учащемся на участке "Выпускник" может начинаться и до выпуска студента из ВУЗа. В этом случае запись о выпускнике должна быть создана самими пользователями участка "Выпускник", а при выполнении процедуры выпуска пользователем факультета эта запись будет дополнена данными о выпуске.