Управление учебным процессом ВУЗа   (13.11.2018)
Регистрация абитуриента

Для вызова процедуры регистрации необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню (правая кнопка мыши) "Зарегистрировать".

Регистрация на второй курс Общие

После вызова процедуры регистрации отобразится форма регистрации абитуриента. Форма состоит из нескольких вкладок. При первом открытии формы регистрации все ее поля пустые. Ряд полей окрашен в зеленый цвет.
Обязательное поле
Это означает, что данные поля являются обязательными для заполнения. Также фон поля приобретает зеленый цвет в случае, если в поле введено недопустимое значение. В целях повышения скорости заполнения формы и контроля корректности вводимых пользователем данных в форме реализованы механизмы автоматической подстановки данных в некоторые поля при заполнении других. Например, при вводе фамилии, имени и отчества абитуриента автоматически формируются значения полей, отображающих ФИО абитуриентов в падежах. Если сформированное автоматически значение отображается на белом поле, это означает, что пользователь должен проконтролировать корректность его заполнения и при необходимости изменить. Если значение отображено на сером фоне, то значение в таком поле недоступно для изменения.
Поле, недоступное для изменения

Пользователь-регистратор должен последовательно (сверху вниз) заполнить все поля формы на всех вкладках. Когда во всех полях будут установлены допустимые значения, кнопка ОК на форме станет активной. Пока на форме существует хотя бы одно поле, окрашенное в зеленый цвет, процедуру регистрации выполнить не удастся.

Ниже описаны особенности заполнения всех полей формы, расположенных на каждой из вкладок.

Вкладка Общие

На этой вкладке вводятся личные данные, паспортные данные абитуриента и информация о месте его постоянной регистрации

Регистрация на второй курс Общие

.

  • Персональные данные
    • В полях Фамилия, Имя и Отчество необходимо внести данные в строгом соответствии с тем, как они указаны в паспорте абитуриента (или другом документе, удостоверяющем личность). В этих полях реализована автоматическая замена первой буквы на заглавную. Данные поля являются обязательными для заполнения. В случае, если абитуриент не имеет отчества, в поле Отчество рекомендуется поставить символ "-" или какой-либо другой символ, который впоследствии не затруднит чтение имени абитуриента. Если пользователь изменяет введенные ранее значения фамилии, имени, или отчества, то все следующие далее поля формы будут очищены.
             

      При регистрации нового абитуриента возможна ситуация, когда этот человек ранее регистрировался в системе как абитуриент прошлых лет набора или на других участках системы (как студент, аспирант, выпускник). Также не исключена ситуация, что абитуриент пытается зарегистрироваться повторно в том же наборе. При возникновении таких ситуаций система выдает регистратору соответствующее сообщение. Несмотря на то, что идентификация человека в системе производится по значениям четырех полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, поиск учащего происходит после заполнения трех первых полей. Если хотя бы один учащийся с теми же фамилией, именем и отчеством найдет в системе, то пользователь увидит примерно следующее сообщение:

      На 2 курс, Человек найден

      Сообщение содержит информацию о фамилии, имени, отчестве и дате рождения учащегося, а также от том, какие записи о статусах учащегося существуют в системе. Эта информация предназначена для того, чтобы определить, тот же человек регистрируется в качестве абитуриента, или другой. Окно сообщения содержит вопрос "Использовать найденные данные?", а также две кнопки, позволяющие ответить на этот вопрос Да или Нет.

      Если пользователь нажмет кнопку Да (использовать данные), то следующие поля формы, на этой и другой вкладках, содержащие личные данные абитуриента, будут автоматически заполнены информацией, ранее введенной в систему для найденного учащегося (Данные о документе об образовании будут подставлены после выбора вида документа). Пользователь-регистратор должен проверить все подставленные данные и при необходимости изменить их. Если пользовать выберет ответ Нет (не использовать данные), то автоматического заполнения полей не произойдет.

      Так как поиск может проводится в случае, когда дата рождения еще не заполнена, может быть найден учащийся с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. В этом случае в окне сообщения надо нажать кнопку Нет (не использовать данные), после чего система выполнит поиск другого учащегося с теми же фамилией, именем и отчеством, но с другой датой рождения. Если такой учащийся будет найден, то пользователь увидит новое сообщение и снова сможет принять решение о том, использовать ли найденные данные.

    • В поле Дата рождения необходимо ввести дату, соблюдая требуемый формат. Требования системы к формату даты повторяют региональные настройки операционной системы MS Windows. Проверить или изменить эти настройки можно стандартными средствами Windows (Панель управления / Язык и стандарты).
              Значения полей Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения однозначно идентифицируют учащегося в системе. При изменении любого из этих полей во-первых, произойдет очистка всех следующих далее полей формы, а во-вторых произойдет поиск существующего в системе учащегося с такими же значениями фамилии, имени, отчества и даты рождения (описано выше).
    • Поля ФИО в РП (от кого?), ФИО в ДП (кому?) заполняются автоматически после того, как заполнены поля Фамилия, Имя, Отчество и Пол. При изменении значений в любом из этих полей ФИО в падежах также переформировываются. Значение ФИО в падежах доступно для изменения. Если пользователь или сам абитуриент считают, что ФИО в падеже сформировано неверно, его можно изменить.
    • Домашний телефон, Контактный телефон - в эти поля необходимо ввести номера телефонов абитуриента. Данные поля допускают ввод любых текстовых строк, однако пользователь должен следить за тем, чтобы во-первых, номер телефона обязательно включал в себя код города (в том числе для московских телефонов), и во-вторых, чтобы введенный телефонный номер был в последствии удобен для чтения (использовать пробелы и знаки "-").
              Рекомендуется вводить телефонные номера в следующем формате:
      • (495) 348-65-56 (Москва)
      • (499) 152-45-12 (Москва)
      • (8412) 48-65-56 (Нижний Новгород)
      • (83147) 5-12-50 (Нижегородская область, г. Арзамас)
      • 10 375 (163) 25-40-78 (Беларусь, Брестская область, г. Барановичи)
      • 10 1 (305) 127-56-89 (США, штат Флорида, г. Майами)
      Телефонный номер должен включать в себя всю информацию, которая понадобится пользователям системы для того, чтобы позвонить по указанному телефонному номеру из того города, где они находятся.
  • Документ, удостоверяющий личность - в эту группу полей данные должны вноситься на основании представленного абитуриентом документа
    • Вид документа - в этом поле нужно выбрать вид представленного документа из справочника Виды документов. Выбор возможен только среди тех записей справочника, которые являются дочерними по отношению к записи с кратким наименованием Удостоверяющий личность. Выбор вида документа может повлиять на требования к заполнению следующих ниже полей:
      • При выборе значения Паспорт гражданина РФ в поле Гражданство установится значение РФ, которое будет недоступно для изменения. Поле Серия станет обязательным для заполнения и будет допускать только ввод четырех цифр без пробелов. Поле Номер будет допускать ввод только шести цифр без пробелов. Такие требования к формату номера паспорта гражданина РФ связаны с последующей сверкой этих данных с Федеральной базой свидетельств ЕГЭ (ФБС).
      • При выборе значения Российский загранпаспорт поле Гражданство также автоматически заполнится значением РФ и станет недоступным для изменения.
      • При выборе значения Паспорт гражданина другого государства в поле Гражданство невозможно будет установить значение РФ (при попытке выбора этого значения поле останется пустым).
      Выбор любого другого вида документа не накладывает дополнительных требований на другие поля формы. Если нужного вида документа нет в справочнике, необходимо обратиться к бизнес-администратору системы с просьбой добавить новый вид документа в справочник.
    • Если поле Гражданство не заполнено автоматически, его значение надо выбрать из справочника Страны и регионы. Ограничение на значение, допустимое для ввода в это поле, зависит от выбранного вида документа. Если не удается ввести в поле нужное значение, это означает, что необходимо изменить значение в поле Вид документа.
    • Поле Серия будет обязательным для заполнения только если в поле Вид документа выбрано Паспорт гражданина РФ. При выборе других видов документа поле допускает ввод любых символов. Оставить поле пустым можно только в том случае, если документ действительно не имеет серии.
    • Поле Номер обязательно для заполнения. В случае выбора в поле Вид документа значения Паспорт гражданина РФ поле допускает ввод только цифр. При выборе любого другого вида документа поле допускает ввод любых символов.
    • В поле Кем выдан допустим ввод любых символов. Длина поля ограничена 100 символами. В случае, если запись об органе, выдавшем документ, превышает 100 символов, ее допустимо сократить.
    • В поле Дата выдачи необходимо ввести дату выдачи документа. Требования к формату даты определяются региональными настройками операционной системы.
    • В поле Место рождения  вводится место рождения абитуриента, указанное в паспорте.
  • По регистрации в паспорте - данная группа полей предназначена для занесения информации о месте постоянной регистрации абитуриента.
    • Поле Почтовый индекс необязательно для заполнения. Поле допускает ввод только цифр.
    • В поле Регион проживания необходимо выбрать регион РФ или страну, в которой постоянно проживает абитуриент. Выбор производится из справочника Страны и регионы. Для граждан иностранных государств, в том числе стран ближнего зарубежья, в этом поле надо выбрать страну, гражданином которой является абитуриент. Города РФ федерального значения Москва и Санкт-Петербург также считаются регионами. При выборе этих значений следующие далее поля Тип насел. пункта и Населенный пункт будут заполнены автоматически. Однако эти значения доступны для изменения в случае необходимости.
    • В поле Тип насел. пункта нужно выбрать одно из значений из выпадающего списка. Если ни один из предлагаемых вариантов не подходит, следует выбрать значение населенный пункт.
    • В поле Населенный пункт следует внести наименование населенного пункта. Вводимое значение сравнивается с записями, существующими в справочнике Города и относящимися к стране или региону, выбранному в поле Регион проживания. Если населенный пункт с подобным наименованием будет найден, при вводе первых символов поле будет заполнено автоматически. Если предлагаемое системой наименование неверно, надо продолжать ввод. Если в поле введено наименование населенного пункта, которого нет в справочнике Города, то при выполнении процедуры регистрации новый населенный пункт будет добавлен в справочник. Если поле автоматически заполнено значением Москва или Санкт-Петербург, эти значения все же можно изменить в случае необходимости (например, для случая города Зеленоград, относящегося к региону Москва).
    • В поле Адрес регистрации надо ввести текст, представляющий собой часть адреса, следующую после почтового индекса, региона и населенного пункта (как правило, начиная с улицы).

Вкладка Предыдущее образование

На вкладке "Предыдущее образование" требуется ввести информацию о документе о предыдущем образовании, представленном абитуриентом. Для выпускника нашего ВУЗа нужно выбрать факультет. Для абитуриента другого ВУЗа нужно дополнительно ввести информацию о ВУЗе.

Регистрация на второй курс бакалавриата Предыдущее образование

Если учащийся был найден в системе, то после выбора значения в поле "Вид документа" будет произведен поиск документа об образовании этого вида, принадлежащего данному учащемуся. Если документ будет найден, то информация о нем отобразится в полях формы. Также будет отображена и информация о ВУЗе, выдавшем документ. Если документ не будет найден, то информацию о нем и о ВУЗе нужно заполнить регистратору. Поля " Наименование направления/специальности " и " Наименование степени/квалификации " заполняются автоматически по соответствующим полям " Направление/Специальность " и " Степень/квалификация ". Если эти поля не найдены в системе (выпускник другого ВУЗа), то в полях " Наименование направления/специальности " и " Наименование степени/квалификации " необходимо вручную ввести значения из документа об образовании.

Вкладка Поступление

Данная вкладка предназначена для занесения информации о поступлении и комментариях об абитуриенте

Регистрация на второй курс бакалавриата Поступление

В первой группе полей указывается информация о факультете, на который поступает абитуриент, направлении/специальности, вид места (бюджет/коммерческое), форма обучения (очная/заочная), курс, на который поступает абитуриент, специализация и присваиваемая степень.

Во второй группе полей указывается дополнительная информация об абитуриенте: требуется ли общежитие, сданы ли фотографии, адрес электронной почты, комментарии (если необходимо).

 Если заполнение формы закончено, а кнопка ОК не активна, это означает, что для одного или нескольких полей установлены недопустимые значения. Такие поля окрашены в зеленый цвет. Если Вы не видите "зеленого" поля на текущей вкладке, надо просмотреть другие вкладки формы. После нажатия кнопки ОК вся введенная информация об абитуриенте будет сохранена в таблице данных.

Печать документов

После регистрации абитуриента можно распечатать его заявление и расписку о приеме документов.

Для этого необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню (правая кнопка мыши)  "Заявление, расписка"

Буде сформирована книга Microsoft Excel, содержащая два рабочих листа с заполненной формой заявления абитуриента и распиской о приеме документов. Далее эти формы можно распечатать.

Пример Заявления и расписки