Общие сведения:

Система предназначена для учета контингента обучающихся в вузе, начиная с их участия во вступительных испытаниях и заканчивая мониторингом карьеры выпускников. В Системе может быть реализован учет обучения как по программам подготовки специалистов (5 лет), так и по программам подготовки бакалавров и магистров (4 + 2 года), также обучения в аспирантуре. Процесс обучения может быть организован  как по семестровой, так и по модульной системе. Реализована поддержка кредитной системы оценки знаний (с использованием зачетных единиц ECTS) и формирования текущих и кумулятивных рейтингов студентов.

Пользователями Системы являются:

• Руководство вуза (доступ к информации об учащихся различных категорий, формирование сводной отчетности по вузу);
• Работники Приемной комиссии;
• Работники учебных частей и деканатов факультетов;
• Работники подразделений вуза, отвечающих за организацию проведения конкурсов научных работ, международную деятельность, учет студентов, проживающих в общежитиях, социальную работу и проч.

Система позволяет заносить, хранить и анализировать информацию:

• о личных данных учащихся (пол, дата рождения, регион постоянного проживания, паспортные данные, сведения о родителях, контактная информация и проч.);
• о результатах участия во вступительных испытаниях, в том числе в ЕГЭ;
• об успеваемости на различных ступенях обучения, о ходе выполнения учебного плана, включая формирование рейтингов студентов;
• о выполнении студентами и аспирантами, обучающимися на коммерческой основе, условий договоров;
• о движении контингента студентов (переход в академический отпуск, отчисление, восстановление, перевод из других вузов и в другие вузы, перевод с факультета на факультет и т.д.);
• об участии студента в научных конкурсах, в международных проектах, в работе общественных студенческих организаций, о проживании студента в общежитии;
• о выданных документах о высшем образовании;
• о дальнейшем образовании и карьере выпускников.

Система имеет клиент-серверную архитектуру. В качестве сервера баз данных может использоваться одна из 3 СУБД: Oracle, InterBase или MS SQL. Система разработана на базе технологии «Мельница данных», предоставляющей следующие возможности:

• автоматическое формирование структуры данных на базе объектных моделей силами аналитика-специалиста в предметной области, без участия программиста;
  
• функционирование ПО на основе заложенной аналитиком  модели данных;
  
• автоматическое формирование пользовательских форм представления данных и форм задания параметров методов;
  
• наличие интерфейсов, предоставляющих возможности доступа к данным системы для третьесторонних систем;
  
• использование развитых элементов управления, обеспечивающих быстрый и удобный доступ к данным (сортировка, группировка, фильтрация, пакетная обработка данных пользовательскими средствами);
  
• гибкие механизмы разработки шаблонов отчетов, выгружаемой в MS Excel и в формат HTML-документа.

Использование технологической платформы «Мельница данных» позволяет вести сопровождение и развитие системы силами специалистов заказчика, являющихся не программистами, а аналитиками в определенной предметной области.

Учет личных данных учащихся с историей их изменения, а также успеваемости учащихся по периодам обучения реализован за счет использования следующей структуры классов.
Класс «Учащиеся» описывает объекты, соответствующие учащимся вуза различных категорий  (слушателям подготовительных курсов, абитуриентам, студентам, выпускникам и т.п.). Объекты данного класса имеют следующий набор свойств:

• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Пол
• Дата рождения
• Гражданство
• Регион России или страна постоянного проживания
• Город постоянного проживания
• Документ, удостоверяющий личности (ссылка на объект класса «Личные документы»)
• Адрес постоянной регистрации

Объекты класса учащиеся отображаются в виде таблицы данных, имеющей колонки, соответствующие свойствам объектов данного класса

Класс «Учащиеся» имеет подчиненные объекты следующих классов:

«Контактная информация»
«Личные документы»
«Родственники и контактные лица»
«Договора»
«История личных данных»
«Статусы учащегося»

В целях отображения прохождения студентом различных периодов обучения (абитуриент, студент бакалавриата, студент магистратуры, аспирант, выпускник) и нахождения студентов в различных статусах (академический отпуск, отчисление, перевод из другого вуза и в другой вуз) в системе разработана система статусов учащегося.
Структура классов, соответствующая учащимся вуза и их статусам:
Класс «Учащийся» имеет подчиненный класс (связь Master-Detail) « Статусы учащегося », имеющий ряд классов-наследников, соответствующих возможным этапам «жизненного цикла» учащегося НИУ ВШЭ:

Класс «Статусы учащегося»
Класс «Слушатель программ довузовской подготовки»
Класс «Абитуриент»
Класс «Абитуриент бакалавриата (или программ подготовки специалистов)»
Класс «Абитуриент магистратуры»
Класс «Студент»
Класс «Студент бакалавриата»
Класс «Студент – специалист»
Класс «Студент магистратуры»
Класс «Аспирант»
Класс «Студент в академическом отпуске»
Класс «Студент другого вуза»
Класс «Отчисленный»
Класс «Выпускник»

Система статусов может быть развита путем добавления новых классов-наследников класса «Статусы учащегося». Каждому объекту класса «Учащиеся» может соответствовать ряд объектов классов-наследников класса «Статусы учащегося».

Например, один учащийся мог иметь следующую «историю статусов»:
Учащийся: Смирнов Иван Николаевич 12.07.1981 г.р.

Каждый из объектов классов, соответствующих различным статусам учащегося, имеет свой набор свойств, отражающих результаты участия во вступительных испытаниях, выполнение учебного плана и успеваемость, причины ухода в академический отпуск и т.п. Для каждого учащегося история изменения его статусов отображается в подчиненной таблице «Статусы учащегося».

Каждый статус имеет свойства

• Дата начала статуса;
• Дата окончания статуса
• Наименование статуса
• Причина выбытия.

Статусы определенного класса  имеют свой набор свойств и отображаются в отдельных таблицах данных.

В таблицах данных, расположенных на каждой из закладок (Специалисты, Студенты магистратуры, Студенты в академическом отпуске, Студенты других вузов, Отчисленные), отображены данные о студентах, пребывающих в определенном статусе. Набор колонок таблиц зависит от статуса.
            Перемещение студентов между статусами (движение контингента учащихся) осуществляется путем вызова соответствующих действий контекстного меню:

При выполнении действия, соответствующего одному из перемещений студента, пользователем должны быть установлены значения параметров для этого действия. Например, для перевода студента-специалиста в академический отпуск необходимо заполнить следующую форму параметров метода:

            В ходе выполнения этого действия произойдет «закрытие» статуса «Студент-специалист» (будет установлено значение свойства «Дата окончания статуса») для данного учащегося, и на основании установленных значений параметров будет создан новый статус «Студент в академическом отпуске».
Аналогично производятся перемещения для других статусов (восстановление отчисленных студентов, перевод студентов из других вузов и т.д.).
По результатам выполнения пользователями действий по перемещению студентов между статусами в системе накапливается информация, необходимая для формирования отчетности по движению контингента учащихся.

В системе разработан клсасс-справочник « Календарные периоды обучения », имеющий иерархическую структуру, которая отражает вхождение одних учебных периодов в состав других.

Каждый период имеет дату начала и окончания, а также число учебных недель в данном периоде.
За счет иерархической структуры данного справочника планирование учебного процесса может осуществляться как по семестровой, так и по модульной системе. При использовании семестровой системы учебному периоду могут быть назначены даты начала и окончания сессии.

Класс « Учебные планы », позволяет хранить учебные планы для различных категорий (курсов, групп) студентов. Все учебные планы вуза отображаются в таблице данных «Все учебные планы». Каждый учебный план имеет подчиненные объекты класса « Дисциплины учебного плана », которые отображаются в подчиненной таблице. Для каждой дисциплины учебного плана существуют подчиненные объекты класса « Рубежный контроль », отображаемые в соответствующей подчиненной таблице.
Класс «Дисциплины учебного плана» позволяет вести учет зачетных единиц ECTS (кредитов) для каждой дисциплины. В случае если вуз не реализует кредитную систему оценки знаний, этими свойствами можно не пользоваться.
Добавление дисциплины учебного плана производится с использованием следующей формы задания параметров:

           
Для каждой из дисциплин учебного плана должны быть добавлены подчиненные объекты класса «Испытания рубежного контроля» при помощи команды «Добавить испытание» в соответствующей таблице данных.

Каждый учебный план может быть назначен одной из структурных единиц факультета (курсу, потоку, группе). Объекты соответствующие факультетам вуза принадлежат к классу-справочнику « Факультеты ». Данный справочник может иметь иерархическую структуру, если в состав факультетов входят отделения. Объекты класса «Факультеты» имеют подчиненные объекты класса « Структура факультета ». Данный класс также имеет иерархическую структуру, что позволяет вести учет различных вариантов организации структур факультетов вуза.

В случае назначения учебного плана более крупной структурной единице (курсу) он будет автоматически назначен входящим в его состав структурным единицам (группам).