Для работы с приказами по работе со студентами используются справочники, которые позволяют закрепить централизованным образом перечень видов приказов, соответствующих Альбому унифицированных форм, использовать конструктор оснований приказов и задавать связь между видами приказов и их основаниями. Такая связь позволяет системе для каждого из видов приказов автоматически формировать свой перечень оснований.

Справочник Виды приказов расположен на первой вкладке формы Справочники по работе с приказами. Каждая запись этого справочника соответствует одному виду приказа и одной унифицированной форме.

Для каждого вида приказа в соответствие может ставиться Причина перемещения студентов. Если действия по приказу не связаны с перемещением (например, смена фамилии), то значение этого атрибута на задается. Также записи справочника могут содержать данные, необходимые для корректного создания формулировок текстов приказов.

Для того, чтобы добавить новый вид приказа, необходимо в таблице данных Виды приказов вызвать контекстное меню (щелчок правой кнопкой мыши) и выбрать действие Добавить вид приказа.

Поля формы параметров нужно заполнить следующим образом:

• В поле Наименование нужно внести наименование вида приказа. Желательно, чтобы наименование вида приказа совпадало с наименованием унифицированной формы в Альбоме унифицированных форм. В этом случае соответствующую форму будет проще найти. Поле Наименование является единственным обязательным для заполнения.
• В поле Причина перемещений студентов нужно выбрать из справочника Причины перемещений ту причину, которая соответствует действию, выполняемому по приказу.
• В поле Номер унифицированной формы можно занести номер соответствующей формы из Альбома унифицированных форм. Это значение заносится в справочных целях и формально с системе никак не анализируется.
• В поле Является бюджетным приказом можно занести одно из трех значений:
  • по умолчанию предлагается пустое значение ; оно отображается с галкой на затемненном фоне и словом "(Нет)", заключенным в скобки: .
    Такое значение используется для случаев, когда приказ используется как для бюджетных, так и для коммерческих студентов (иными словами, когда вид места, на котором обучается студент, не принципиален).
  • Значение используется, если данный вид приказа будет применим только к бюджетным студентам, например, для вида приказа "Об отчислении по собственному желанию бюджетного студента".
  • Значение используется, если данный вид приказа будет применим только к коммерческим студентам, например, для вида приказа "Об отчислении за неисполнение условий договора".
• Текст в приказе - служебное поле, которое используется для хранения фрагментов текста, которые будут вставлены в печатную форму приказа.
• В поле Подвид приказа в СДОУ можно занести наименование соответствующего подвида приказа в СДОУ.

После заполнения значений параметров нужно нажать кнопку ОК, и новая запись о приказе будет добавлена в таблицу данных.

Не допускается создавать виды приказов с одинаковым наименованием. При попытке сделать это, система выдаст сообщение об ошибке "Дублирование объекта...".

Справочник оснований приказов позволяет "конструировать" записи об основаниях, используемые в текстах приказов. Так как для различных видов приказов могут использоваться одни и те же основания, например, "заявление студента", "справка об успеваемости" и проч., все основания сведены в один справочник. В то же время другой справочник - Связь оснований с видами приказов позволяет задать, для каких именно видов приказов какие основания должны использоваться.

Каждая запись справочника соответствует одному из оснований. Запись содержит краткое наименование основания (не выводится в текстах приказов, а используется только для идентификации записей), формулировку основания в именительном падеже (выводится в текст приказа), ряд логических атрибутов, позволяющих дополнять формулировку основания данными студента, например, дописать ФИО студента, номер договора и проч., а также атрибутами, указывающими на то, что данное основание может использоваться только для бюджетных студентов или только для коммерческих студентов.

Все атрибуты основания приказа задаются при его создании. Для создания новой записи об основании приказа нужно в таблице данных Основания приказов вызвать действие контекстного меню (щелчок правой кнопкой мыши) Добавить основание приказа и задать необходимые параметры:.

• Краткое наименование - используется для идентификации основания, так как не всегда удобно оперировать полным текстом основания. Все краткие наименования оснований должны быть уникальны.
• В поле Формулировка в именительном падеже нужно занести полную корректную формулировку основания, которая будет выведена в приказе. Эта формулировка может дополняться данными студента, если задать описанные ниже опции. Ставить "пробел" на конце текста не нужно, "пробел" будет добавлен автоматически, если формулировка будет дополняться данными студента.
• ФИО студента в родительном падеже - если задать Да для значения этой опции, то к тексту формулировки основания в именительном падеже будет добавлено ФИО студента. Например, если задать эту опцию для основания "Заявление студента", то при выводе в текст приказа будет сформирована запись "Заявление студента Смирнова Ивана Александровича". Если опцию оставить равной Нет, то будет выведено "Заявление студента".
• Реквизиты договора студента - если задать Да для значения этой опции, то к тексту формулировки основания в именительном падеже будут добавлены реквизиты договора студента. Например, если эта опция задана для основания "Договора студента" то в приказ будет выведено "Договор студента №202-2009-КМЭ от 07.10.2009"
• Реквизиты доп. соглашения к договору студента - если задать Да для значения этой опции, то к тексту формулировки основания в именительном падеже будут добавлены символы подчеркивания, которые в конкретном приказе можно будет вручную заменить на реквизиты дополнительного соглашения. Работа опции реализована таким образом по причине отсутствия учета в системе дополнительных соглашений к договорам.
• Наименование вуза в родительном падеже - опция используется для оснований приказов об отчислении в связи с переводом в другой вуз. Если установить эту опцию для основания с формулировкой "справка из", то в тексте приказа будет выведено "справка из Московского государственного университета печати".
• Реквизиты протокола ГАК - опция используется для оснований приказов, связанных с итоговой государственной аттестацией, например? для приказов вида "Об отчислении за непрохождение итоговой государственной аттестации". Если задать значение Да для этой опции, то формулировка основания приказа будет дополнена номером и датой протокола ГАК, заданными для студента.
• Только для бюджетных студентов - эта опция поможет при формировании списка оснований для конкретных приказов. Если установить для этой опции значение Да, то основание будет добавляться в текст приказа только для бюджетных студентов.
• Только для коммерческих студентов - эта опция поможет при формировании списка оснований для конкретных приказов. Если установить для этой опции значение Да, то основание будет добавляться в текст приказа только для коммерческих студентов.

После заполнения всех необходимых параметров нужно нажать кнопку ОК, и запись о новом основании будет добавлена в таблицу данных. После добавления записи ее атрибуты можно будет изменять непосредственно в таблице данных.

Данный справочник позволяет для каждого из видов приказов составить перечень оснований из справочника Основания приказов, которые должны выводиться в тексте приказов данного конкретного вида.

Работа со справочником ведется в таблице данных Виды приказов на подчиненной вкладке Основания для вида приказа.

Для формирования перечня оснований нужно последовательно добавить к выбранному виду приказа основания из общего справочника оснований. Для этого нужно выбрать вид приказа в таблице данных Виды приказов, перейти на вкладку Основания для вида приказа и вызвать на ней действие (щелчок правой кнопкой мыши) Добавить основание.

Для добавления основания нужно задать его порядковый номер и выбрать нужное основание из справочника Основания приказов.

После добавления можно изменять порядковые номера оснований. При формировании текста приказа основания будут выведены через запятую в порядке номеров, присвоенных им в этом справочнике. Если необходимо заменить одно основание другим, нужно удалить одно основание при помощи действия Удалить основание и добавить другое при помощи действия Добавить основание.

Данный справочник позволяет для каждого из видов приказов добавить один или несколько шаблонов в СДОУ.

Работа со справочником ведется в таблице данных Виды приказов на подчиненной вкладке Шаблоны в СДОУ.

Для добавления шаблона нужно выбрать вид приказа в таблице данных Виды приказов, перейти на вкладку  Шаблоны в СДОУ  и вызвать на ней действие (щелчок правой кнопкой мыши) Создать шаблон.

Для добавления шаблона нужно указать его Наименование и Индентификатор шаблона в СДОУ, также при необходимости можно выбрать Филиал, для которого создается шаблон.

После нажатия кнопки ОК шаблон будет добавлен в справочник Шаблоны в СДОУ.