Перед началом регистрации поступающих в аспирантуру необходимо сформировать список конкурсов в аспирантуру. Данный этап работ производится на участке АСПИРАНТ в разделе Прием в аспирантуру . 

В главной таблице Наборы в аспирантуру  отображаются записи о годах набора в ВУЗ, созданные на участке АБИТУРИЕНТ (Наборы в ВУЗ).

Каждая запись справочника наборов в ВУЗ соответствует учебному году, в котором производится набор в бакалавриат, специалитет, магистратуру и аспирантуру.

Записи о наборах в ВУЗ создаются Администратором системы. На участке  АСПИРАНТ для каждой записи о наборе нужно установить значение свойства "Учебный год аспирантов" (это значение устанавливается путем выбора из справочника  Календарные периоды обучения записи об учебном годе, на который будут зачисляться поступающие данного набора) и "Количество конкурсов для выбора".

Для записи о наборе "Набор 2007" для значения свойства "Учебный год аспирантов" должно быть выбрано значение "2007/2008", так как именно в этом учебном году начнут обучение аспиранты, зачисленные в ходе данного набора. В справочнике  Календарные периоды обучения для данного учебного года установлены даты начала (01 ноября 2007 года) и завершения (31 октября 2008 года) данного учебного года.

Каждая запись о наборе в аспирантуру имеет подчиненные записи о конкурсах в аспирантуру, имевших место в данном наборе, и о проходящих в рамках набора вступительных испытаниях.

Работа с конкурсами в аспирантуру ведется в форме Прием в аспирантуру  в подчиненной таблице Конкурсы в аспирантуру  таблицы Наборы в аспирантуру для каждого из наборов. Каждая запись о конкурсе соответствует одной из образовательных программ, на которую производится набор аспирантов в данном году. Также записи о конкурсах имеют дополнительные характеристики, в том числе, контрольные цифры приема на очную и заочную формы обучения.

Для добавления записи о конкурсе в справочник необходимо:

1. В представлении Наборы в аспирантуру выбрать текущий набор.
2. В представлении Конкурсы в аспирантуру  из контекстного меню вызвать действие "Добавить конкурс в аспирантуру"
   
   
   • В поле Филиал нужно выбрать филиал ВУЗа.
   • В поле  Образовательная программа  нужно выбрать образовательную программу для конкурса в аспирантуру.
   После нажатия кнопки ОК в представлении Конкурсы в аспирантуру появится новая запись о конкурсе.

Значения контрольных цифр для очной и заочной форм обучения, даты начала и окончания периода регистрации поступающих и проведения конкурса портфолио нужно установить после создания записей о конкурсах. В представлении Конкурсы в аспирантуру для каждой научной специальности отображаются значения контрольных цифр приема на очную форму обучения, на заочную форму обучения и общая контрольная цифра, равная их сумме (вычисляется автоматически и недоступна для изменения).