Управление учебным процессом ВУЗа- Прием на ПОИГ (раздел целиком) (04.05.2024) | (одним файлом) |
Прием на ПОИГ |
Функционал формы Прием иностранных слушателей-кандидатов позволяет организовать процесс регистрации и зачисления поступающих на подготовительное отделение для иностранных граждан. Данные о приеме организованы по годам набора. Для начала работы с очередным набором необходимо, чтобы были сформированы справочники Основные этапы работы с разделом Прием иностранных слушателей кандидатов состоят в следующем:
|
1. Регистрация поступающего на ПОИГ |
1.1. Регистрация поступающих пользователем системы |
Для регистрации поступающего необходимо в представлении Иностранные слушатели-кандидаты (текущий набор) щелкнуть правой клавишей мыши и из контекстного меню выбрать действие Зарегистрировать слушателя-кандидата. После вызова процедуры регистрации отобразится форма регистрации поступающего на подготовительное отделение для иностранных граждан, в которой нужно указать следующие данные:
После нажатия кнопки ОК в форме параметров запись о новом слушателе-кандидате будет добавлена в представление Иностранные слушатели- кандидаты (текущий набор). |
1.2. Регистрация поступающих через личный кабинет | ||||
Для организации удаленного взаимодействия с поступающими на подготовительное отделение для иностранных граждан (ПОИГ) используется разработанная заранее web-страница, доступная по определенному адресу Internet.
Web-страница поддерживает работу на двух языках - русском и английском. Для переключения языка используются флажки в правой верхней части окна. Выбрать язык нужно до входа в личный кабинет. Регистрация поступающего на ПОИГ через личный кабинет разделена на два основных этапа:
Более подробно о выполнении всех этапов подготовки к работе с личным кабинетом можно ознакомиться непосредственно на web-странице подготовительного отделения для иностранных граждан по соответствующей ссылке.
|
1.2.1. Подготовка к использованию личного кабинета слушателя-кандидата ПОИГ |
Перед началом работы с личным кабинетом поступающего на подготовительное отделение для иностранных граждан необходимо:
|
1.2.2. Настройка личного кабинета слушателя-кандидата ПОИГ | ||
Перед началом процесса регистрации слушателей кандидатов необходимо выполнить настройку личных кабинетов:
|
1.2.2.1. Настройка временных шкал | ||||
Для настройки Личных кабинетов предназначен функционал раздела Настройка личных кабинетов ПОИГ. Представление Временные шкалы предназначено для определения дат и времени моментов событий, после наступления которых будет доступной или недоступной та или иная функциональность Личного кабинета. Для настройки Личного кабинета слушателя-кандидата ПОИГ необходимо:
|
1.2.2.2. Термины личного кабинета |
Для настройки Личных кабинетов предназначен функционал раздела Настройка личных кабинетов ПОИГ. Представление Термины личного кабинета содержит перечень терминов, используемых в личном кабинете слушателя-кандидата подготовительного отделения для иностранных граждан (ПОИГ). Для изменения значений в поле Текст необходимо:
|
1.2.2.3. Установка интернет ссылок для отображения в личном кабинете |
На странице входа в личный кабинет и в личном кабинете содержится ряд ссылок на другие интернет-ресурсы, для управления ссылками предназначено представление Интернет-ресурсы (форма Настройка личных кабинетов ПОИГ). В данном представлении отображается перечень ссылок на интернет ресурсы, используемые в личном кабинете. Для изменения адреса ссылки необходимо в поле Url, для данной ссылки, дважды щелкнуть левой клавишей мыши и ввести новый адрес, после чего нажать клавишу Enter. Для добавления новой ссылки необходимо:
После нажатия кнопки OK ссылка добавится в перечень и отобразится в Личном кабинете. |
1.2.3. Заявки удаленных пользователей поступившие через личный кабинет |
В системе есть понятие "Удаленный пользователь" (другими словами это учетная запись слушателя-кандидата). Удаленный пользователь связан с человеком в системе, который идентифицируется по ФИО + дата рождения, а также имеет "категорию доступа", например, это может быть "слушатель-кандидат ПОИГ", "иностранный абитуриент бакалавриата" или "иностранный абитуриент магистратуры". Для одного человека в системе может существовать несколько "Удаленных пользователей" (учетных записей) с разными категориями доступа. Удаленные пользователи не связаны с годами набора и существуют постоянно. Процесс регистрации слушателей-кандидатов подготовительного отделения для иностранных граждан (ПОИГ) через личный кабинет является премодерируемым и подразумевает участие ответственного лица, отвечающего за принятие или отклонение заявок, поступивших от удаленных пользователей. Подробнее о процессе работы с заявками в разделе Модерация заявок слушателей-кандидатов. |
1.2.3.1. Модерация заявок слушателей-кандидатов |
Заявки, поданные слушателями-кандидатами подготовительного отделения для иностранных граждан (ПОИГ), находятся в форме Заявки удаленных пользователей участка Подготовительное отделение для иностранных граждан и разделены на основные группы Категории заявок модератору и Сообщения модератору : В разделе Категории заявок модератору будут отображаться все заявки, поступившие от слушателей-кандидатов, включая на получение логина и пароля, регистрацию и изменение данных. Для того чтобы увидеть новую заявку в представлении Заявки ожидающие рассмотрения, модератор должен выбрать одну из категорий заявок и с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши в любом месте представления) вызвать действие Обновить. Все поступившие заявки отобразятся в представлении Заявки ожидающие рассмотрения. Для удобства работы с записями можно использовать фильтры по каждому из столбцов. Так, например, удобно использовать фильтр по столбцу " Состояние " для отбора заявок со статусом " Ожидает рассмотрения ". Для того чтобы рассмотреть заявку модератору необходимо выполнить действие контекстного меню Посмотреть и принять. При выполнении действия откроется форма с данными, которые указал слушатель-кандидат в личном кабинете при формировании заявки. В случае допустимости введенных данных нужно выполнить действие Принять. После нажатия кнопки Принять участнику по указанному им адресу электронной почты будет отправлено соответствующее сообщение о принятии его заявки. Если модератор принял решение отклонить заявку, то ему необходимо в поле Сообщение указать причину отклонения и выполнить действие Отклонить. Отдельной вкладкой выделены Сообщения модератору. В этом разделе будут отображаться заявки с сообщениями от участников. Это могут быть как технические вопросы, связанные с работой личного кабинета, так и вопросы сотрудникам приемной комиссии. Для того чтобы прочитать и ответить на сообщение, необходимо из контекстного меню вызвать действие Посмотреть и принять и в появившемся окне в поле Сообщение ввести текст ответа. Так же текст сообщений, направленных модератору, может дублироваться на электронную почту. Подробнее в разделе Настройка дублирования сообщений на электронную почту. |
1.2.3.2. Настройка дублирования сообщений на электронную почту |
Для дублирования сообщений, направленных модератору, требуется указать адрес электронный почты, на который будут пересылаться сообщения Данная настройка находится в форме Настройки участка ПОИГ участка Подготовительное отделение для иностранных граждан (см. I. Настройки раздела). |
1.2.3.3. Настройка режима автоматического приема заявок | ||||
Для работы с некоторыми видами заявок удаленных пользователей предусмотрена возможность автоматического приема заявок, для этого необходимо выполнить следующие настройки: Определить категории заявок для автоматического приема Первоначально необходимо определиться с категориями заявок, которые будут автоматически приниматься. Для этого нужно всем категориям заявок, которые будут приниматься автоматически, установить признак "Принимать автоматически":
Формирование расписания для вызова процедуры приема заявок Для того чтобы задать периодичность выполнения процедуры принятия заявок удаленных пользователей, необходимо сформировать расписание вызова процедуры. Для этого необходимо:
|
1.3. Удаление слушателя- кандидата |
Для удаления слушателя-кандидата из системы необходимо:
|
2. Изменение персональных данных слушателя-кандидата |
После выполнения процедуры регистрации (см. Регистрация поступающих пользователем системы) информация о поступающем на подготовительное отделение для иностранных граждан будет доступна в форме Прием иностранных слушателей- кандидатов в представлении Иностранные слушатели- кандидаты (текущий набор). Свойства, относящиеся к личными данным и доступные для изменения пользователем без сохранения истории изменений, могут изменяться непосредственно в представлении Иностранные слушатели- кандидаты (текущий набор) или в Инспекторе объектов при помощи стандартных приемов работы с данными, описанным в Руководстве пользователя обозревателя данных в разделах Редактирование данных в таблице и Редактирование значений свойств при помощи Инспектора объектов. Для внесения остальных изменений, относящихся к персональным данным, необходимо:
|
3. Добавление документов слушателя- кандидата | ||
Для добавления документов слушателя- кандидата с помощью обозревателя данных, необходимо:
|
4. Рассмотрение слушателя-кандидата программой |
Форма Прием иностранных слушателей-кандидатов позволяет пользователю ответственному за отбор иностранных слушателей-кандидатов просматривать и утверждать кандидатуры иностранных слушателей. В представлении Иностранные слушатели-кандидата текущего набора содержится список кандидатур иностранных слушателей, на рассмотрении программами. |
4.1. Рекомендовать по программе |
Для того чтобы рекомендовать кандидатуру иностранного слушателя в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора (форма Прием иностранных слушателей-кандидатов) необходимо найти и выбрать нужную кандидатуру и с помощью контекстного меню вызвать действие Рекомендовать по программе. При выполнении процедуры кандидатура иностранного слушателя будет рекомендована, а в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора для данного слушателя в поле Результат рассмотрения будет установлено значение "Рекомендован к зачислению", а также будет установлена дата рассмотрения программой. |
4.2. Отклонение программой |
Для отклонения кандидатуры иностранного слушателя необходимо:
При выполнении процедуры кандидатура иностранного слушателя будет отклонена, а в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора для данного слушателя в поле Результат рассмотрения будет установлено значение "Отклонен". |
5. Список слушателей-кандидатов с контактами |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для того чтобы сформировать отчет необходимо:
В результате в формате MS Excel будет сформирован список слушателей-кандидатов с контактами. |
6. Установка согласия на зачисление иностранного слушателя-кандидата |
После того как кандидатура иностранного слушателя получит рекомендацию по программе (см. Рассмотрение слушателя-кандидата программой), иностранный слушатель-кандидат с помощью Личного кабинета должен подать согласие на зачисление. Если заявка иностранного слушателя-кандидата на подачу согласия на зачисление будет принята, то в форме Прием иностранного слушателя-кандидата, в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора, в группе полей Согласие на зачисление для данного слушателя отобразиться информация о факте получения согласия на зачисления, о дате получения согласия и ссылка на файл с заявлением слушателя с согласием на зачисление. Для того чтобы установить согласие на зачисление с помощью функционала системы необходимо:
После выполнения действия данные о согласии отобразится в представлении Иностранные слушатели-кандидаты текущего набора в группе полей Согласие на зачисление. |
7. Отзыв согласия на зачисление иностранного слушателя-кандидата |
Для того чтобы отозвать согласие на зачисление необходимо:
|
8. Зачисление поступающего на ПОИГ |
Для зачисления слушателя- кандидата необходимо:
После нажатия кнопки ОК слушатель будет зачислен. |
9. Отчеты по слушателям-кандидатам ПОИГ |
9.1. Admission Form |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для формирования Admission Form необходимо:
В результате сформируется отчет Admission Form в формате Ms Word. |
9.2. Подтверждение о приеме - Acceptance letter |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для формирования письма с подтверждением о приеме необходимо:
В результате сформируется отчет Acceptance letter в формате Ms Word. |
9.3. Справка слушателя подготовительного отделения на англ.яз. |
Отчет формируется в форме Прием иностранных слушателей-кандидатов. Для формирования справки слушателя подготовительного отделения необходимо:
В результате сформируется справка в формате Ms Word. |
9.4. Направление на заселение в общежитие |
После выполнения действий по заселению иностранного слушателя-кандидата(см. Заселение иностранных слушателей-кандидатов ПОИГ) можно сформировать направление для заселения, ля этого необходимо:
В итоге сформируется направление на заселение в формате MS Excel для русской версии или в выбранном формате для английской версии. |
9.5. Заявка на приглашение на визы |
Для формирования заявки на приглашение для визы иностранного слушателя-кандидата необходимо:
В результате будет сформирована заявка в формате MS Word. |