Работа с контингентом аспирантов ведется в форме Аспиранты .

Записи об аспирантах отображаются в данной форме после выполнения процедуры Зачисление поступающих. Для отображения записей об аспирантах предусмотрено пять таблиц данных:

• Аспиранты очной формы обучения
• Академическая аспирантура
• Аспиранты заочной формы обучения
• Соискатели
• Все аспиранты

Эти таблицы данных отображают информацию о годе обучения аспирантов, о личных данных, научной специальности, факультете, кафедре, научном руководителе и т.п. За счет стандартных возможностей таблиц данных (сортировка, группировка, фильтрация, отображение итогов) можно анализировать структуру контингента аспирантов как раздельно по формам обучения, так и совместно по всем аспирантам и соискателям.

Ряд свойств, характеризующих аспирантов и соискателей можно при необходимости менять непосредственно в таблице данных или в Инспекторе объектов . Для изменения некоторых свойств предназначены специальные процедуры, вызываемые при помощи действий контекстного меню:

Свойства, относящиеся к личными данным и доступные для изменения пользователем без сохранения истории изменений, (например, "В родительном падеже" , "В дательном падеже" , "Комментарий об учащемся" ) могут изменяться в таблице данных или в Инспекторе объектов при помощи стандартных приемов работы с данными, описанным в  Руководстве пользователя Обозревателя данных в разделах Редактирование данных в таблице и Редактирование значений свойств при помощи Инспектора объектов .

Изменения, которые должны сохраняться в Системе для дальнейшей работы с ними, производятся при помощи действия контекстного меню "Изменить персональные данные" .

Данное действие на участке АСПИРАНТ доступно из контекстного меню следующих таблиц данных:

• Аспиранты очной формы
• Академическая аспирантура
• Аспиранты заочной формы обучения
• Соискатели
• Все аспиранты

Для вызова действия необходимо выделить запись об аспиранте, для которого нужно внести корректировки данных, вызвать контекстное меню (правая кнопка мыши) и воспользоваться соответствующим пунктом меню.

При открытии формы параметров в поле "Сведения действительны по..." отображается текущая дата. В остальных полях отображаются значения личных данных, установленные на момент вызова действия. Поля "Фамилия" , "Имя" и "Отчество" закрыты для изменения. Их изменение производится при помощи отдельного действия, описанного в разделе Изменить фамилию (имя, отчество). Данные других полей этой формы можно изменить. Если какие-либо из полей окрашены в зеленый цвет, это означает, что в них установлены недопустимые значения (например, поле, обязательное для заполнения, не заполнено). После установки во всех полях формы допустимых значений нужно нажать кнопку "ОК" .

После выполнения этого действия свойствам записи о студенте будут присвоены новые значения.

Изменение фамилии, имени или отчества аспиранта должно в обязательном порядке сопровождаться приказом по ВУЗу. Также при изменении этих свойств подлежат изменению значения служебных свойств, отражающих фамилию, имя и отчество аспиранта в родительном и дательном падежах.

По этим причинам для изменения фамилии, имени или отчества предусмотрено отдельное действие "Изменить фамилию (имя, отчество)" . Это действие вызывается из контекстного меню для выбранного аспиранта.

• В поле "Изменить с даты" нужно ввести дату, начиная с которой произошло изменение фамилии, имени или отчества аспиранта. Эта дата может совпадать с датой приказа, но может и отличаться от нее.
• В поле "Комментарий" можно ввести текстовый комментарий к событию изменения; комментарий можно также загрузить из файла или сохранить в файл.
• В группе полей Новые данные при открытии формы отображаются текущие данные аспиранта. Значение в полях "Фамилия" , "Имя" или "Отчество" нужно изменить на новое значение. Соответственно нужно исправить значение полного имени аспиранта в родительном, дательном и винительном падежах.
• В группе полей "Приказ о смене ФИО" нужно ввести номер и дату соответствующего приказа.

После нажатия кнопки "ОК" действие будет выполнено. При этом произойдет следующее:

1. Для свойств записи об аспиранте установятся новые значения.
2. В таблице данных "События в статусе" будет создана новая запись о событии с наименованием "смена фамилии (имени, отчества)" и реквизитами приказа.

Для назначения или замены научного руководителя аспиранта необходимо воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню (правая кнопка мыши):

В открывшемся окне необходимо указать нового научного руководителя (выбор осуществляется из справочника Все преподаватели ) и, если необходимо, его ученую степень.

После выбора и нажатия кнопки "Ок" в колонке "Научный руководитель" будет проставлено соответствующее значение. 

Для добавления куратора аспиранта необходимо воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню (правая кнопка мыши):

Отчет может быть сформирован при помощи соответствующего действия контекстного меню в разделе "Отчеты по контингенту".

Пример отчета "Список аспирантов с контактами"

В связи с выделением из числа аспирантов очной формы обучения категории аспирантов, обучающихся по программам академической аспирантуры, на участке «Аспирант» системы выделены аспиранты, обучающиеся по программам академической аспирантуры, в отдельную категорию. Для того чтобы начать работать с ними необходимо открыть раздел Аспиранты на участке Аспирант и выбрать в основной таблице данных закладку Академическая аспирантура . На ряду с этим, пользователю доступен следующий функционал:

Для академической аспирантуры можно осуществлять отдельное планирование контрольных этапов, для этого необходимо:

1. Открыть раздел Справочники аспирантуры на участке Аспирант .
2. В закладке Структура аспирантуры основной таблицы данных выбрать форму и год обучения.
3. В подчиненной таблице данных вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Добавить контрольный этап
   
4. Заполнить форму параметров для формирования контрольных этапов:
   

   

   • Общий контрольный этап - указать наименование контрольного этапа.
   • Период учебного года - указать период, на который приходится контрольный этап.
   • Только для академической аспирантуры - установить флажок в положение Да .

     Важно!

     Если флажок для поля Только для академической аспирантуры оставить в положении Нет , то данный контрольный этап будет действителен для всех видов аспирантуры.

5. Вернуться в основное меню Управление учебным процессом ВУЗа и выбрать на участке Аспирант раздел Аспиранты .
6. В основной таблице данных выбрать закладку Академическая аспирантура .
7. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Назначить этапы обучения .
   
8. Заполнить форму параметров назначения этапов обучения для академической аспирантуры:
   

   

   • Год обучения - необходимо выбрать год обучения в аспирантуре для которого устанавливаются контрольные этапы.
   • Календарный период - указать календарный период в котором происходит обучение.

Учебные планы аспирантуры формируются по каждой из научных специальностей на определенный учебный год. Для того чтобы создать Учебный план необходимо:

1. Выбрать раздел Учебные планы аспирантов на участке Аспирант .
2. В основной таблице данных выбрать закладку Учебные планы аспирантов .
3. Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Добавить учебный план аспирантуры
   
4. Заполнить форму параметров для добавления учебного плана аспирантов:

   

   • Учебный год - указать учебный год, в котором будет действовать данный учебный план.
   • Год обучения аспирантов - указать год обучения аспирантов.
   • Научная специальность - указать научную специальность, для которой формируется учебный план.

При нажатии кнопки ОК будет сформирован учебный план. Далее необходимо будет добавить записи о дисциплинах, входящих в учебный план, для этого:

1. В основной таблице данных выбрать запись учебного плана, для которого будем добавлять дисциплины.
2. В подчиненной таблице данных вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и выбрать процедуру Добавить запись учебного плана
   
3. Заполнить форму параметров для добавления записи учебного плана:

   

   • Дисциплина ВУЗа - указать наименование дисциплины.
   • Кафедра, преподающая дисциплину - указать наименование кафедры на которой будет проходить обучение данной дисциплине.
   • Общее число часов - указать общее число часов, включая часы на самостоятельную работу.
   • Число аудиторных работ - указать число часов на аудиторную работу.
   • Число кредитов - указать число кредитов.
   • Вид итогового испытания - указать вид испытания:экзамен, зачет, зачет с дифференцированной оценкой.
   • По выбору - установить флажок в положение либо Да , либо Нет .

После нажатия кнопки ОК будет создана соответствующая запись дисциплины. Для того чтобы добавить несколько записей в учебном плане, необходимо выполнить данный алгоритм действий соответствующую количество раз

Для назначения учебных планов аспирантам предназначена процедура Назначить учебный план . Данная процедура выполняет назначение аспиранту обязательной части учебного плана. Также существует процедура Назначить дисциплину по выбору , при помощи которой возможно назначить выбранному аспиранту одну из необязательных дисциплин плана. Для того чтобы выполнить эти процедуры необходимо:

• На участке Аспирант открыть раздел Аспиранты .
• На закладке Академическая аспирантура основной таблицы данных выбрать запись с аспирантом, которому необходимо назначить учебный план.
• Вызвать контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши) и из группы процедур Учебный план выбрать процедуру Назначить учебный план , или Назначить дисциплину по выбору , если необходимо назначить только одну дисциплину по выбору из учебного плана.
  
• Заполнить форму параметров назначения учебного плана, а именно поле Учебный план аспирантов , где необходимо указать наименование учебного плана для академического аспиранта.
  

  

  В случае с назначением дисциплины по выбору необходимо заполнить форму параметров, аналогично предыдущей, но при этом дополнительно указать наименование дисциплины по выбору в поле Дисциплина по выбору

  

После нажатия кнопки ОК учебный план или дисциплина по выбору назначится академическому аспиранту.  

Для учета успеваемости аспирантов по дисциплинам плана, необходимо заносить в систему в 5-ти балльной шкале результаты испытаний по дисциплинам. Для этого потребуется:

• На участке Аспирант открыть раздел Аспиранты .
• На закладке Академическая аспирантура основной таблицы данных выбрать запись с аспирантом.
• В подчиненной таблице данных на закладке Испытания по учебному плану выбрать запись с одной из дисциплин плана и в колонке Оценка по 5-бальной шкале проставить оценку по 5-бальной шкале b нажать на клавиатуре клавишу Enter .
  

После того как будет проставлена оценка в поле Оценка зачет/незачет флажок установится в положение зачтено либо незачтено (в зависимости от введенной оценки). В случае, если пользователь изменит положение флажка в поле Оценка зачет/незачет самостоятельно, то поле Оценка по 5-бальной шкале очиститься и станет пустым.

Для назначения академическому аспиранту со-руководителя необходимо:

1. На участке Аспирант открыть раздел Аспиранты .
2. В основной таблице данных на закладке Академическая аспирантура выбрать запись с академическим аспирантом.
3. В столбце Со-руководитель для выбранной записи ввести данные со-руководителя и нажать на клавиатуре клавишу Enter .
   

Для учета учебного процесса аспиранта, в первую очередь, необходимо назначить ему период обучения, в течение которого он является аспирантом определенного года обучения.

Период обучения назначается для соответствующего контингента в главных таблицах "Аспиранты очной формы" , "Аспиранты заочной формы" и "Соискатели" при помощи пункта контекстного меню "Назначить период обучения" .

Назначение периода обучения может быть проведено как для одного аспиранта, так и для группы аспирантов.

После выполнения действия в подчиненной таблице "Периоды обучения" появится информация о назначенном аспиранту (аспирантам) периоде обучения.

Назначение индивидуального плана может быть проведено в главных таблицах "Аспиранты очной формы" , "Аспиранты заочной формы" и "Соискатели" как для одного аспиранта, так и для группы аспирантов при помощи пункта контекстного меню "Назначить этапы обучения" .

Форма задания параметров требует ввода года обучения аспиранта и календарного периода обучения.

После выполнения действия в подчиненной таблице "Индивидуальный план" появится информация о назначенных аспиранту контрольных этапах. Содержание типового индивидуального плана аспирантов определенного года обучения предварительно формируется в справочнике "Структура аспирантуры" .

Назначенный аспиранту учебный план может быть скорректирован в подчиненной таблице "Индивидуальный план" при помощи пунктов контекстного меню "Добавить контрольный этап" или "Удалить" . В этой же подчиненной таблице можно вводить информацию о выполнении аспирантом индивидуального плана.

Назначенный аспиранту учебный план так же отражается в подчиненной таблице "Периоды обучения" .

Для работы с информацией о кандидатских экзаменах предназначена таблица данных "Проведение кандидатских экзаменов", расположенная в форме "Аспиранты".

Кандидатские экзамены планируются отдельно для очной и заочной форм обучения, а также для аспирантов разных лет обучения. Дополнительно аспиранты могут делиться на группы по принципу принадлежности к научной специальности, кафедре, факультету. Каждой группе аспирантов, сдающих кандидатский экзамен, соответствует состав комиссии, принимающей экзамен, который утверждается приказом по ВУЗу. Среди членов комиссии выделяется ее председатель. В приеме экзамена у конкретного аспиранта могут принимать участие не все члены комиссии. В этом случае для каждого аспиранта есть возможность сформировать список членов комиссии, принимавших у него кандидатский экзамен.

После формирования записи о проведении кандидатского экзамена для группы аспирантов, а также списка членов комиссии с выделением председателя, можно формировать Ведомость кандидатского экзамена и Протоколы приема экзамена для отдельных аспирантов. Ведомости и протоколы представляют собой отчеты, формируемые в MS Excel.

После занесения оценок, полученных аспирантами за кандидатские экзамены, и состава комиссий, принимавших экзамен у аспиранта, для аспирантов можно формировать Удостоверение о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2.

Планирование кандидатских экзаменов заключается в формировании записей о проведении экзаменов в рамках одной из сессий в определенный день по определенному предмету. При этом также задаются параметры формирования групп аспирантов, которые должны сдавать данный экзамен в данный день. Для того, чтобы запланировать проведение кандидатского экзамена нужно в форме "Аспиранты" на вкладке "Проведение кандидатских экзаменов" вызвать действие контекстного меню "Добавить проведение кандидатского экзамена". Для добавления нужно заполнить форму задания параметров следующим образом:

• В поле Период обучения аспирантов нужно выбрать одну из сессий, в рамках которой планируется экзамен. Выбор осуществляется из справочника Календарные периоды обучения.
• В поле Предмет кандидатского экзамена нужно выбрать предмет экзамена из справочника Предметы испытаний в аспирантуре. Если проводится экзамен по одному из иностранных языков, то нужно выбирать конкретный иностранный язык (английский, немецкий и т.п.), а не запись "Иностранный язык".
• В поле Приказ об утверждении комиссии нужно установить приказ, которым утвержден состав комиссии, принимающей экзамен. Если на момент формирования записи об экзамене приказ не известен, его можно будет добавить позже. Информация о приказе нужна для формировании протоколов для участников экзамена. Выбор приказа осуществляется из справочника всех приказов об утверждении состава комиссий. Если в справочнике нужного приказа еще нет, его можно добавить в справочник, путем вызова действия Добавить приказ об утверждении комиссии.
• В поле Дата проведения экзамена нужно ввести дату, на которую запланирован экзамен.

  Остальные поля формы предназначены для задания условий, по которым будет сформирована выборка аспирантов, сдающих данный экзамен. Именно для этой выборки будет формироваться ведомость кандидатского экзамена и протоколы для каждого аспиранта.

• В поле Форма обучения аспирантов из выпадающего списка нужно выбрать форму обучения, для аспирантов которой будет проводиться экзамен.
• Поле Только для аспирантов года обучения предназначено для отбора только аспирантов одного года обучения. Выбор осуществляется из справочника Структура аспирантуры. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех лет обучения, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов научной специальности предназначено для отбора только аспирантов, обучающихся по одной из научных специальностей. Выбор осуществляется из справочника Научные специальности. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех научных специальностей, которые должны сдать экзамен по выбранному предмету, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов факультета предназначено для отбора только аспирантов одного из факультетов ВУЗа. Выбор осуществляется из общевузовского справочника Факультеты и отделения. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех факультетов, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Поле Только для аспирантов кафедры предназначено для отбора только аспирантов одной из кафедр ВУЗа. Для выбора кафедры в поле Только для аспирантов факультета должен быть выбран факультет, в состав которого входит нужная кафедра. Выбор осуществляется из справочника Кафедры факультета. Если значение в этом поле оставить пустым, то в ведомость на экзамен попадут аспиранты всех кафедр, удовлетворяющие условиям, заданным в остальных полях формы.
• Если в поле Сформировать список участников установить значение Да, то одновременно с созданием записи о проведении экзамена будет сформирован список сдающих экзамен аспирантов, сформированный по заданным условиям (принадлежности к форме обучения, году обучения, факультету и т.п.). Если в этом поле оставить значение Нет, то список участников сформирован не будет. Его можно будет сформировать позже при помощи вызова действия "Переформировать список участников".

После задания параметров проведения экзамена и условий отбора его участников, на форме нужно нажать кнопку ОК, после чего в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" появится новая запись о проведении экзамена. Если для параметра Сформировать список участников было выбрано значение Да, то на подчиненной вкладке Участники экзамена будет отображен список всех аспирантов, имеющих кандидатский экзамен по данному предмету и подходящих под заданные условия отбора. Подробнее о работе со списком участников см. раздел Формирование списков участников экзамена

Работа со свойствами Приказ об утверждении комиссии и Председатель комиссии подробнее описана в разделе Формирование комиссий по приему экзаменов.

Список участников формируется для каждого из проведений кандидатских экзаменов. Список участников соответствует ведомости, которая должна быть подготовлена для проведения экзаменов. По этому же списку будут формироваться протоколы кандидатских экзаменов для каждого аспиранта, которые можно будет распечатать одним действием из одного Excel-файла. Списки участников каждого экзамена можно увидеть для каждого из проведений экзамена, отображаемых в форме "Аспиранты" на вкладке "Проведение кандидатских экзаменов", на подчиненной вкладке "Участники экзамена".

Список участников кандидатского экзамена формируется из состава всех аспирантов, которые должны сдавать кандидатский экзамен по заданному предмету, и при этом удовлетворяют параметрам, заданным для записи о проведении экзамена. Список участников может формироваться либо одновременно с созданием записи о проведении экзамена, либо для существующей записи с использованием заданных для нее свойств. Синим цветом в списке выделяются записи об аспирантах, которые зачли экзамен результатом ранее сданного кандидатского экзамена. Исправление значений таких записей запрещено, однако их наличие в списке позволяет видеть всю картину успеваемости аспирантов по предмету. Если аспирант уже имеет оценку за кандидатский экзамен по данному предмету, то эта оценка будет отображена в колонке "Оценка". Участники экзамена, имеющие оценку, в том числе аспиранты, засчитавшие результат экзамена, не будут попадать в ведомости и для них не будут формироваться протоколы экзамена.

Если список участников экзамена пустой, это означает, что либо список не формировался при создании записи о проведении испытания, либо параметры отбора участников заданы таким образом, что ни один из аспирантов не попал в выборку. Если отображаемый список нужно изменить, то для этого нужно сначала изменить параметры формирования выборки, являющиеся свойствами записи о проведении экзамена, а затем переформировать список.

Для того, чтобы сформировать или переформировать список участников экзамена, нужно в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" выбрать запись о проведении экзамена и вызвать для нее действие "Переформировать список участников".

Форма параметров действия содержит один параметр - "Исключить неподходящих участников". Если для этого параметра установить значение Да, то сформируется новая выборка участников экзамена, и все участники, не подходящие под новые параметры выборки, будут исключены. Если для параметра установить значение Нет, то удаление неподходящих под новые параметры участников не произойдет, а будут только добавлены те участники, которые подходят под новые условия отбора. При исключении аспиранта из списка участников экзамена запись об экзамене аспиранта и ее результат не удалятся, просто экзамен станет незапланированным.

По полученному в результате списку участников экзамена будут формироваться ведомость экзамена и протоколы для аспирантов. В этом же списке производится ввод оценок, полученных аспирантами на экзамене.

Состав комиссии, принимавшей кандидатский экзамен, а также информация об ученых степенях, ученых званиях и должностях ее членов должен быть обязательно сформирована в системе, т.к. ее наличие необходимо для корректного формирования ведомостей, протоколов сдачи экзамена, а также Удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов по Форме 2.2. Также необходима информация о реквизитах приказа, которым утвержден состав комиссии. Работа с составом комиссии, принимавшей кандидатский экзамен, ведется в форме "Аспиранты" на в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов на вкладке "Экзаменационная комиссия".

Приказ о формировании комиссии по приему кандидатского экзамена устанавливается как свойство записи о проведении экзамена. Для того, чтобы установить приказ, нужно выбрать запись о проведении экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов", после чего в колонке "Приказ об утверждении комиссии" или в соответствующей строке Инспектора объектов нажатием на кнопку открыть справочник приказов об утверждении состава комиссий, выбрать в нем нужный приказ и нажать кнопку ОК. Если нужного приказа нет в справочнике приказов, его можно добавить, вызвав действие контекстного меню "Добавить приказ об утверждении комиссии".

После добавления приказа его нужно выбрать в справочнике приказов и нажать кнопку ОК. После этого приказ будет установлен как приказ об утверждении комиссии для проведения кандидатского экзамена.

Состав комиссии формируется для каждого проведения экзамена на подчиненной вкладке "Экзаменационная комиссия". Формирование комиссии производится путем добавления в нее членов комиссии из справочника Все преподаватели. Для того, чтобы для членов создаваемой комиссии корректно отображалась информация об их должностях, ученых степенях и званиях, эта информация должна быть полно и корректно заведена в этом справочнике. Добавление члена комиссии производится при помощи вызова в таблице данных "Экзаменационная комиссия" действия "Добавить члена комиссии".

• В поле Член комиссии нужно выбрать преподавателя из справочника Все преподаватели. По умолчанию записи справочника сгруппированы по кафедре, на которой работает преподаватель.
• В связи с тем, что у одного преподавателя может быть несколько ученых степеней по различным отраслям науки, в поле Ученая степень нужно выбрать одну из ученых степеней преподавателя, нужную для участия в комиссии.
• В поле Является председателем нужно установить значение Да, если добавляется председатель комиссии. Для обычного члена комиссии нужно установить значение Нет. Если член комиссии является председателем, то информация о нем отобразится в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии". Выбор председателя из членов комиссии может быть осуществлен и после добавления всех ее членов.

Если председатель комиссии не установлен, или его нужно изменить, это можно сделать следующим образом:

1. Если председатель комиссии не добавлен как один из ее членов, его нужно добавить, воспользовавшись описанным выше действием, установив при этом значение Да для параметра "Является председателем".
2. Если председателем должен стать один из существующих членов комиссии, то нужно в таблице данных "Экзаменационная комиссия" выбрать соответствующую запись и установить значение Да в колонке "Является председателем" или в соответствующий строке Инспектора объектов.

• Если ранее другой член комиссии являлся председателем, то для его свойства "Является председателем" устанавливается значение Нет.
• Для нового председателя комиссии значение свойства "Является председателем" устанавливается в Да и при этом информация о нем отображается в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии".

Если до проведения экзамена формируется "расширенный состав комиссии", а у конкретного аспиранта экзамен принимают только некоторые из ее членов, отразить это можно благодаря возможности формирования на основе общей комиссии состава комиссий для каждого аспиранта. Эта возможность описана в разделе Формирование комиссий для каждого аспиранта.

После того, как кандидатский экзамен запланирован, сформирован список его участников, а также сформирована комиссия, принимающая экзамен, можно формировать ведомость на экзамен и протоколы для каждого из его участников. Ведомости и протоколы формируются в форме "Аспиранты" в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" для одного выбранного экзамена при помощи соответствующих действий контекстного меню.

Для формирования ведомости нужно вызвать действие "Ведомость". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в ведомости, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в ведомости установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл ведомости и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования ведомости точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.

Для формирования протоколов на участников экзамена нужно вызвать действие "Протоколы на участников испытания". При вызове действия отобразится форма задания параметров:

• В поле Дата экзамена подставляется дата, установленная для проведения экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов". Если эту дату изменить, то новое значение будет использовано в протоколах, но в таблице данных не изменится.
• Если в поле Выводить дату в протоколах установить значение Да, то дата попадет в результирующий файл протоколов и будет выведена на печать. Если установить значение Нет, то дата в файл ведомости не попадет. Эту возможность можно использовать в случае, когда на момент формирования протоколов точная дата экзамена неизвестна, или если экзамен проводится в несколько дней.
• В группе полей Гриф утверждения (Должность, Инициалы, фамилия, Дата утверждения) нужно занести информацию, которая должна быть отображена в грифе утверждения протоколов. В поле Дата утверждение по умолчанию подставляется дата, на которую назначено проведение экзамена. Это значение можно изменить. Данные поля являются необязательными для заполнения. Если их оставить пустыми, то соответствующие данные в грифе утверждения отображены не будут.

Протоколы формируются в виде одного файла MS Excel с листами, соответствующими участникам экзамена. Протоколы, формируемые для кандидатских экзаменов по иностранным языкам и философии отличаются от протоколов, формируемых для сдачи кандидатского экзамена по научной специальности.

Кстати

MS Excel предоставляет возможность распечатать сразу все листы рабочей книги. Для этого нужно воспользоваться главным меню, выбрав в нем команду Файл / Печать... и установив в окне параметров печати опцию "всю книгу".

Если есть необходимость изменить список участников экзамена, формируемый в ведомости или в файле протоколов, то это можно сделать за счет возможностей, описанных в разделе Формирование списков участников экзамена.

Если для аспиранта не сформирован состав индивидуальной комиссии, принимавшей экзамен, то в ведомости и протоколах будет использоваться информация, добавленная на вкладке "Экзаменационная комиссия". В противном случае будет использоваться состав индивидуальной комиссии. Формирование индивидуальных комиссий и работа отчетов в этом случае описана в разделе Формирование комиссий для каждого аспиранта. Если состав членов комиссии или ее председатель указаны неверно, то изменить это можно за счет добавления или удаления членов общей или индивидуальной комиссии, а также назначения ее председателя (только для общей комиссии), что описано в разделе Формирование комиссий по приему экзаменов. Если неверно указаны ученые степени, звания или должности членов комиссии, их нужно изменить в справочнике Все преподаватели.

Заносить результаты кандидатского экзамена можно после того, как создана запись о проведении экзамена в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов", а также сформирован список участников экзамена. Описание этих процедур приведено в разделах Планирование кандидатских экзаменов для групп аспирантов и Формирование списков участников экзамена.

Занесение результатов производится для выбранного экзамена в таблице данных "Участники экзамена" путем установки оценки в колонке таблицы "Оценка" или в соответствующей строке Инспектора объектов.

Если аспирант зачел кандидатский экзамен ранее сданным в другом ВУЗе, то изменить оценку за такой экзамен в этой таблице данных не получится. При попытке изменения оценки будет отображено сообщение об ошибке:

Если результат ранее сданного кандидатского экзамена введен неверно и его необходимо изменить, это можно сделать следующим образом:

1. В форме "Аспиранты" открыть вкладку со списком аспирантов, соответствующую форме обучения нужного аспиранта ("Аспиранты очной формы обучения", "Аспиранты заочной формы обучения", "Соискатели"), или вкладку "Все аспиранты".
2. Найти и выбрать запись об аспиранте в таблице данных.
3. Открыть вкладку "Ранее сданные кандидатские" и на ней в колонке "Оценка" изменить значение оценки за экзамен.

В тех случаях, когда состав комиссии, принимавшей экзамен у аспиранта, отличается от состава комиссии, утвержденной приказом для кандидатского экзамена, состав комиссии для аспиранта можно "сузить" путем выбора из состава общей комиссии тех преподавателей, которые принимали экзамен у данного аспиранта. Формирование индивидуальных комиссий на основе общей комиссии ограничено следующими правилами:

1. Приказ о формировании комиссии для отдельного аспиранта изменить нельзя.
2. Председателя комиссии для отдельного аспиранта изменить нельзя.
3. Состав членов комиссии для отдельного аспиранта можно сформировать из состава членов общей комиссии. Добавить членов комиссии, не входящих в состав, утвержденный приказом, нельзя.

Для того, чтобы сформировать список членов комиссии, принимавших экзамен у отдельного аспиранта, нужно в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" выбрать запись об экзамене, на вкладке "Участники экзамена" выбрать запись о сдаче экзамена аспирантом, после чего на подчиненной вкладке "Члены комиссии, принимавшие экзамен" вызвать действие "Добавить члена комиссии".

В поле Член комиссии по испытанию надо выбрать нужного члена комиссии. Выбор возможен только из числа преподавателей, добавленных для данного экзамена на вкладке "Экзаменационная комиссия". Если необходимо добавить запись о преподавателе, которой нет в списке для выбора, ее нужно добавить на вкладке "Экзаменационная комиссия", после чего ее можно будет выбрать для аспиранта. Добавлять запись о председателе комиссии не нужно, т.к. для отдельного аспиранта все равно будет использована информация о председателе, заданная для общей комиссии. Если информация об ученых степенях, званиях или должностях членов комиссии нуждается в корректировке, ее нужно изменить в справочнике Все преподаватели.

Отчеты "Ведомость кандидатского экзамена", "Протоколы кандидатского экзамена" и "Удостоверение о сдачи кандидатских экзаменов" будут работать следующим образом:

• Будет использоваться приказ о утверждении комиссии, установленный для кандидатского экзамена.
• Председателем комиссии будет считаться преподаватель, установленный в общей комиссии и отображаемый в таблице данных "Проведение кандидатских экзаменов" в колонке "Председатель комиссии".
• Если для аспиранта не сформирован индивидуальный состав членов комиссии, то будет использоваться весь состав общей комиссии. Если же на вкладке "Члены комиссии, принимавшие экзамен" добавлена хотя бы одна запись, то список членов комиссии будет взят с этой вкладки.

Под движением контингента аспирантов имеется в виду выполнение процедур зачисления аспирантов на различные формы обучения, переводы на следующий год обучения, а также отчисление аспирантов.

Целью выполнения данных процедур является формирование актуального контингента аспирантов ВУЗа в каждом учебном году.

Процедура зачисления поступающих в аспирантуру описана в разделе "Прием в аспирантуру" (См. Зачисление поступающих). Процедуры перевода на следующий год обучения и отчисления аспирантов описаны в данном разделе. Данные процедуры осуществляются в форме "Аспиранты" в одной из главных таблиц, отображающих аспирантов определенной категории ("Аспиранты очной формы обучения", "Аспиранты заочной формы обучения", "Соискатели"). Для осуществления перемещения нужно выбрать одного или нескольких аспирантов и вызвать одно из действий контекстного меню, расположенных в группе "Перемещения"

Перевод аспирантов на следующий год обучения производится на основании приказа. Система позволяет осуществлять перевод аспирантов как в индивидуальном порядке, так и одновременно группы выбранных аспирантов. Для перевода нескольких аспирантов одновременно необходимо выбрать их в таблице данных (См. Выбор объектов в таблице данных).

Важно!

Одновременно можно осуществлять перевод аспирантов, в том случае, если они переводятся с одной и той же даты по одному приказу.

Для осуществления перевода нужно выбрать в таблице данных одного или нескольких аспирантов и вызвать действие контекстного меню "Перевести на следующий год обучения" из группы действий "Перемещения".

Для того, чтобы выполнить перевод, нужно установить параметры процедуры следующим образом:

• Новый год обучения - будет подставлен автоматически как следующий год обучения при условии, что в справочнике Структура аспирантуры верно проставлены числовые значения в колонке "Номер года" для данной формы обучения. Если значение автоматически не подставлено, или подставлено неверно, его можно изменить путем выбора нужного значения из справочника Структура аспирантуры.
• В поле Дата перевода нужно установить дату, с которой аспирант будет считаться переведенным на следующий год обучения. Эта дата может совпадать, а может и не совпадать с датой приказа о переводе.
• В поле Номер группы полей "Приказ о переводе" нужно установить номер приказа о переводе аспиранта.
• В поле Дата группы полей "Приказ о переводе" нужно установить дату приказа о переводе аспиранта.

После нажатия кнопки ОК или клавиши Enter произойдет следующее:

1. Для выбранного аспиранта или группы аспирантов изменится значение свойства "Год обучения". Если данные в таблице сгруппированы по годам обучения, запись об аспиранте переместится в другую группу.
2. В подчиненной таблице данных "События в статусе" для каждого из выбранных аспирантов будет создана новая запись о событии с наименованием "Перевод на следующий год обучения", которая будет содержать дату события и реквизиты приказа о переводе.
   

Отчисление аспирантов может производится по ряду причин на основании приказа об отчислении. Процедура отчисления может осуществляться как в таблице данных, отображающей аспирантов одной из категорий ("Аспиранты очной формы обучения", "Аспиранты заочной формы обучения", "Соискатели"), так и в таблице "Все аспиранты". Система позволяет отчислять аспирантов как в индивидуальном порядке, так и одновременно группу выбранных аспирантов. Для отчисления нескольких аспирантов одновременно необходимо выбрать их в таблице данных (См. Выбор объектов в таблице данных).

Важно!

Одновременно можно осуществлять отчисление аспирантов, в том случае, если оно происходит по одной причине с одной и той же даты по одному приказу.

Для выполнения отчисления нужно для выбранного аспиранта или группы аспирантов вызвать из контекстного меню действие "Отчислить аспиранта" из группы действий "Перемещения".

Параметры формы нужно заполнить следующим образом:

• В поле Причина отчисления нужно выбрать причину из выпадающего списка. Выбор возможен из следующих вариантов:
  • В связи с окончанием срока обучения
  • В связи с невыполнением индивидуального плана
  • По собственному желанию
• В поле Дата отчисления нужно указать дату, начиная с которой аспирант будет считаться отчисленным. Эта дата может совпадать, а может и не совпадать с датой приказа об отчислении.
• В поле Комментарий об отчислении можно указать дополнительную текстовую информацию об аспиранте и причине его отчисления.
• В поле Номер группы полей "Приказ о переводе" нужно установить номер приказа об отчислении аспиранта.
• В поле Дата группы полей "Приказ о переводе" нужно установить дату приказа об отчислении аспиранта.

После нажатия кнопки ОК или клавиши Enter произойдет следующее:

1. Выбранный аспирант или группа аспирантов перестанут отображаться в таблице данных, отображающей аспирантов текущей категории.
2. Запись об аспиранте появится в форме "Отчисленные аспиранты" в таблице данных "Все отчисленные аспиранты". Если отчисление произошло по причине окончания срока обучения, то запись об аспиранте также будет отображена в таблице данных "Отчисленные в связи с окончанием срока обучения".