Управление учебным процессом ВУЗа- Подготовка документов об образовании (раздел целиком) (05.05.2024) | (одним файлом) |
Подготовка документов об образовании | ||||
Для работы по подготовке и печати документов о полученном образовании предназначена отдельная форма работы с данными Подготовка документов об образовании. В состав этой формы входят таблицы данных, соответствующие видам выдаваемых документов и форматам программ
Работа с документами о полученном образовании состоит из следующих этапов:
Начинать работу по формированию документа о полученном образовании можно на любом этапе после зачисления слушателя на программу. Наиболее рационально начинать эту работу после того, как слушатели программы или группы получили экзамены и зачеты по подавляющему большинству дисциплин учебного плана. Первым шагом этой работы должно стать создание проекта выдаваемого документа. Для его выполнения необходимо предварительно уточнить вид документа, который будет сформирован. Создание проекта документа выполняется в форме Слушатели ДПО для выбранного слушателя при помощи действия Создать проект документа об образовании. При вызове действия отображается форма параметров, требующая подтверждения вида выдаваемого документа. Вид документа задается в справочнике Программы дополнительного образования для всей программы. Если на этапе подготовки дипломов обнаруживается, что вид выдаваемого документа выбран неверно, его необходимо скорректировать в справочнике программ. Если при попытке выбора вида выдаваемого документа для программы не предлагается нужного варианта, это означает, что нужно уточнить формат и продолжительность программы или утонить значение поля "Вид документа об образовании" в справочнике Продолжительность программ. Для того чтобы создать проект документа об образовании для всех слушателей группы, нужно выбрать записи обо всех слушателях группы в таблице данных, после чего вызвать действие Создать проект документа об образовании. Результатом создания проектов документов должно стать появление записей о слушателях в одной из таблиц данных формы Подготовка документов об образовании. Таблицы данных соответствуют видам программ ДПО. Все данные, необходимые для формирования документа об образовании, формируются на стадиях регистрации, зачисления и учета учебного процесса слушателя. На этапе подготовки документа о полученном образовании эти данные необходимо уточнить и при необходимости скорректировать. Для работы с этими данными предназначены таблицы данных входящие в состав формы Подготовка документов об образовании. Для начала работы по уточнению данных, необходимо открыть таблицу, соответствующую виду программы. Если в таблице данных нет записей о слушателях, это означает, что, либо для них не созданы проекты документов, либо слушатели уже выпущены или отчислены. Получить печатные формы документов образовании по выпущенным или отчисленным слушателям можно в соответствующих таблицах данных формы Слушатели ДПО. После создания проекта документа можно получить его печатную форму, выбрав одного из слушателей и вызвав действие Печать диплома (для дипломов о ВПО и дипломах MBA) или действие из группы Печать..., соответствующее виду выдаваемого документа. После создания проектов документов их реквизиты не заполнены или заполнены значениями по умолчанию. Независимо от того, заданы ли окончательные значения реквизитов, можно получить печатную форму документа. Внимательный просмотр печатной формы может выявить проблемы с личными данными слушателя (опечатки в фамилии, имени, отчестве, ФИО в родительном или дательном падеже, ошибки в дате рождения) или с данными о его успеваемости (наличие и темы курсовых и выпускных работ, наличие записей об итоговых экзаменах, практиках, некорректность значений учебной нагрузки в неделях, аудиторных и общих часах, перечень и оценки по пройденным дисциплинам учебного плана). Также возможны ошибки в атрибутах программы (присваиваемая степень или квалификация, новая область профессиональной деятельности, форма обучения и проч.) В случае обнаружения ошибок в личных данных, их можно исправить непосредственно в таблице данных, отображающей слушателей. При изменении значений фамилии, имени, отчества или даты рождения могут произойти ошибки, связанные с дублированием записей об учащихся. В этом случае необходимо обратиться к бизнес-администратору системы с просьбой скорректировать данную информацию. В случае если обнаружены ошибки в данных об успеваемости, их необходимо исправить, используя возможности системы, реализованными на участке учета учебного процесса студентов и слушателей программ ДПО. Эти возможности заключаются в назначении или удалении записей учебного плана для слушателя, корректировке оценок, занесении или правке тем курсовых и выпускных работ. Правки показателей нагрузки (числа недель, аудиторных и общих часов) должны выполняться в разделе Учебные планы ДПО. Если обнаружены ошибки в атрибутах программы, они должны быть исправлены в справочных данных. Ключевым справочником является справочник Программы дополнительного образования. В отдельных случаях может потребоваться корректировка данных других справочников. При создании проекта документа об образовании для его реквизитов задаются значения по умолчанию, ряд реквизитов остаются пустыми. Для получения итоговой версии документа необходимо задать следующие его реквизиты:
В зависимости от вида выдаваемого документа могут потребоваться не все перечисленные реквизиты. Для удобства массового присвоения реквизитов в системе предусмотрены процедуры, позволяющие осуществлять нумерацию и проставлять даты для заданной выборки слушателей. Также любой из реквизитов может быть установлен или изменен вручную для одного или нескольких выбранных слушателей.
Печатную форму документа об образовании (диплома, свидетельства, удостоверения и проч.) можно получить на любом этапе работы независимо от степени его готовности. Печатная форма документа может формироваться в двух режимах:
Для реквизитов Серия, Номер, Регистрационный номер, Дата выдачи, Дата решения ГАК будут подставлены значения, ранее установленные для слушателя. Если эти значения изменить в форме параметров, то они будут применены при формировании печатной формы, но не будут сохранены в базе данных. Для изменения значений реквизитов в базе данных необходимо до печати документа изменить их в таблице данных либо при помощи процедур простановки реквизитов документов, либо вручную. Параметр На бланк предназначен для выбора одного из режимов печати - с отображением подписей, нанесенных на бланк (значение Нет) или без них (значение Да). Печатная форма документа об образовании формируется в виде документа MS Word. Печать документа должна выполняться средствами офисного приложения MS Word. Печать на бланках рекомендуется выполнять по одной странице.
|
1. Дипломы о ВПО |
Таблица содержит список документов об образовании, полученном на программах в рамках ДПО. Создание проекта документа для данного справочника для дальнейшего наполнения осуществляется в разделе Слушатели программ ДПО при помощи пункта контекстного меню Создать проект документа об образовании. Поле того как проект документа об образовании появился в списке, можно заниматься его наполнением. Чтобы одновременно работать с несколькими однородными документами об образовании слушателей, необходимо в таблице выбрать все записи, с которыми нужно проводить групповую обработку. Для этого можно проставить галочки напротив каждой из записей, или, если записи слушателей идут по порядку, установить курсор на первую запись слушателя, затем, зажав и удерживая клавишу "Shift", нажать левой кнопкой мыши на последней групповой записи. |
1.1. Испытания слушателя |
Таблица содержит записи о результатах всех испытаний слушателя ДПО. Подробнее |
1.2. Личные документы |
Таблица содержит список документов с реквизитами, предъявленных слушателем при поступлении на программы ДПО. Подробнее |
2. Дипломы MBA |
Таблица содержит список документов об образовании, полученном на программах в рамках ДПО. Создание проекта документа для данного справочника для дальнейшего наполнения осуществляется в разделе Слушатели программ ДПО при помощи пункта контекстного меню Создать проект документа об образовании. Поле того как проект документа об образовании появился в списке, можно заниматься его наполнением. Чтобы одновременно работать с несколькими однородными документами об образовании слушателей, необходимо в таблице выбрать все записи, с которыми нужно проводить групповую обработку. Для этого можно проставить галочки напротив каждой из записей, или, если записи слушателей идут по порядку, установить курсор на первую запись слушателя, затем, зажав и удерживая клавишу "Shift", нажать левой кнопкой мыши на последней групповой записи. |
2.1. Испытания слушателя |
Таблица содержит записи о результатах всех испытаний слушателя ДПО. Подробнее |
2.2. Личные документы |
Таблица содержит список документов с реквизитами, предъявленных слушателем при поступлении на программы ДПО. Подробнее |
3. Дипломы о профпереподготовке |
Таблица содержит список документов об образовании, полученном на программах в рамках ДПО. Создание проекта документа для данного справочника для дальнейшего наполнения осуществляется в разделе Слушатели программ ДПО при помощи пункта контекстного меню Создать проект документа об образовании. Поле того как проект документа об образовании появился в списке, можно заниматься его наполнением. Чтобы одновременно работать с несколькими однородными документами об образовании слушателей, необходимо в таблице выбрать все записи, с которыми нужно проводить групповую обработку. Для этого можно проставить галочки напротив каждой из записей, или, если записи слушателей идут по порядку, установить курсор на первую запись слушателя, затем, зажав и удерживая клавишу "Shift", нажать левой кнопкой мыши на последней групповой записи. |
3.1. Испытания слушателя |
Таблица содержит записи о результатах всех испытаний слушателя ДПО. Подробнее |
3.2. Личные документы |
Таблица содержит список документов с реквизитами, предъявленных слушателем при поступлении на программы ДПО. Подробнее |
4. Документы о повышении квалификации |
Таблица содержит список документов об образовании, полученном на программах в рамках ДПО. Создание проекта документа для данного справочника для дальнейшего наполнения осуществляется в разделе Слушатели программ ДПО при помощи пункта контекстного меню Создать проект документа об образовании. Поле того как проект документа об образовании появился в списке, можно заниматься его наполнением. Чтобы одновременно работать с несколькими однородными документами об образовании слушателей, необходимо в таблице выбрать все записи, с которыми нужно проводить групповую обработку. Для этого можно проставить галочки напротив каждой из записей, или, если записи слушателей идут по порядку, установить курсор на первую запись слушателя, затем, зажав и удерживая клавишу "Shift", нажать левой кнопкой мыши на последней групповой записи. |
4.1. Испытания слушателя |
Таблица содержит записи о результатах всех испытаний слушателя ДПО. Подробнее |
4.2. Личные документы |
Таблица содержит список документов с реквизитами, предъявленных слушателем при поступлении на программы ДПО. Подробнее |
5. Корректировка шаблонов документов об образовании | ||||
При подготовке документов о полученном образовании, формируемых на участке «Дополнительное образование», пользователи имеют возможность создавать и редактировать собственные шаблоны документов об образовании на основе шаблонов, существующих в системе. Эта возможность позволяет настраивать шаблоны документов для печати на конкретных принтерах. Пользователям каждого из подразделений ДПО доступны для работы только шаблоны, связанные с их подразделением. Для создания и использования своего шаблона необходимо выполнить ряд шагов: Первым шагом должно стать открытие таблицы данных Пользовательские шаблоны документов, располагающуюся в форме работы с данными Подготовка документов об образовании. На втором шаге необходимо создать пользовательский шаблон, при помощи одного из следующих способов:
Третьим шагом будет внесение изменений в шаблон в части оформления, для этого необходимо вызвать процедуру Редактировать шаблон, в результате откроется шаблон в формате MS Word, в который можно внести все коррективы в части оформления документа (изменить границы таблиц, задать отступы между строками, скорректировать размер полей документа). После внесения изменений необходимо нажать кнопку Сохранить в приложении MS Word. При закрытии шаблона необходимо подтвердить сохранение всех изменений.
Для того чтобы при выгрузке для печати документа об образовании использовать собственный шаблон, необходимо при выполнении действия Выгрузить для печати в форме параметров, в поле Шаблон, выбрать нужный пользовательский шаблон. Выбор будет доступен только среди шаблонов документов об образовании того же вида.
|